Apskritai atsargų valdymas reiškia metodą, kuriuo įmonės tvarko materialius išteklius ir medžiagas, siekdamos užtikrinti, kad ištekliai būtų lengvai prieinami naudoti. Atsargos paprastai valdomos naudojant popierinių sąrašų sistemą arba kompiuterinę programinę įrangą. Naudodami atsargų valdymo sistemą, namų ūkis gali tikėtis turėti reikiamų atsargų, o verslas gali efektyviau naudoti išteklius, kad gautų pajamų.
Paprasčiausias atsargų valdymo būdas yra popierinės kopijos metodas, kai sudaromas reguliariai naudojamų medžiagų sąrašas. Kai daiktai atnešami, jie įtraukiami į sąrašą. Kai atsargos baigiasi, perkama medžiagų papildymui. Tokiu būdu bet kuriuo metu gali būti pateiktas svarbiausių medžiagų inventorius. Ši paprasta atsargų valdymo forma yra naudinga, kad medžiagas būtų galima įsigyti tinkamu metu, kai kainos yra žemos ir niekas nesibaigia.
Kita populiari atsargų administravimo forma – kompiuterine programine įranga pagrįsta atsargų valdymo sistema. Kai atsargos kaupiasi, kompiuterinė atsargų valdymo sistema gali būti naudojama dideliems produktų ir medžiagų kiekiams sekti. Kai tik atskira medžiaga įvežama arba iš jos išeina, atsargų valdymo programinė įranga atlieka koregavimus, kad atitiktų šią veiklą.
Kompiuterizuota inventorizavimo sistema taip pat padeda įvertinti išlaidas, susijusias su medžiagų naudojimu dideliu mastu. Susieta su centrine apskaitos sistema, kompiuterių inventorizavimo programinė įranga gali lengvai apskaičiuoti vidutines vieneto išlaidas. Kompiuterinis inventorizavimo metodas taip pat praneša apie vidutines pajamas, gautas naudojant medžiagas perkamų ir parduodamų prekių gamybai.
Svarbiausia atsargų sistemų naudojimo priežastis yra atsargų sekimas, kad būtų galima greitai nustatyti atsargų problemas. Jei medžiagų paklausa yra didelė, atsargų sistema leis organizacijai strategiškai tvarkyti medžiagas, atlikti planuojamus pirkimus, kad atsargos būtų po ranka, ir sumažinti medžiagų švaistymą. Be to, daugelis organizacijų privalo turėti nuolatinį prekių sąrašą mokesčių ir draudimo tikslais.
Ar gerai veikianti atsargų valdymo sistema priklauso nuo organizacijos dydžio ir medžiagų, kurias reikia sekti, tipo. Nors paprastas inventorizacijos metodas gali puikiai pasiteisinti smulkiam verslui; didelėms organizacijoms, turinčioms daug prekių, dalių ar medžiagų, gali prireikti kompiuterinės inventorizacijos sistemos, kad jos neatsiliktų nuo paklausos. Neturint aiškios atsargų lygio stabilumo palaikymo sistemos, gali kilti problemų, kurios gali būti brangios ir nepatogios.