Atskaitomas planas – tai darbuotojų, patiriančių su darbu susijusias išlaidas, kompensavimo mechanizmas. Jei planas tinkamai administruojamas, jis tvarkomas specialiai mokesčiams. Tiek darbdaviams, tiek darbuotojams kompensacijų nustatymas pagal atskaitingą planą turi aiškių pranašumų. Tačiau svarbu žinoti, kad pagal planą nurodytos išlaidos yra tikrinamos, nes mokesčių institucijos yra atsargios dėl verslo išlaidų, naudojamų mokesčių atskaitymui.
Pagal atskaitomybės planą, kai darbuotojai išleidžia pinigus su darbu susijusioms reikmėms ir veiklai, o darbdavys juos kompensuoja, pinigai nėra laikomi darbuotojo pajamų dalimi, o darbuotojas nuo jų nemoka mokesčių. Darbdavys išlaidas traktuoja kaip mokesčių atskaitymą. Abiem pusėms toks susitarimas gali būti labai naudingas. Neturėdamas atskaitingo plano, darbdavys mokesčių tikslais kompensacijas turėtų traktuoti kaip darbo užmokestį, o darbuotojas turėtų nuo jų mokėti mokesčius.
Kad kažkas būtų atskaitingas planas, turi būti trys savybės. Pirmoji – darbuotojams turi būti kompensuojamos išlaidos, kurios yra leistinos. Mokėjimas už viešbučio kambarį konferencijos metu būtų teisėtų verslo išlaidų pavyzdys. Tačiau bilietų į spektaklį pirkimas konferencijos metu nebus įtrauktas į atskaitingą planą, nebent spektaklyje dalyvauti reikėtų dėl darbo priežasčių.
Taip pat turi būti numatytas sąnaudų registravimo ir ataskaitų pateikimo metodas pagal atskaitingą planą. Tai apima kvitų ir kruopščiai dokumentuotų išlaidų ataskaitų pateikimą, ridos registravimą, kredito kortelės ataskaitų rengimą, kad parodytų, kokia kredito kortele buvo apmokėtos išlaidos ir pan. Galiausiai, jei darbdaviams suteikiamos per didelės kompensacijos, pavyzdžiui, jei darbuotojui į kelionę įteikiami pinigai iš anksto, papildomi pinigai turi būti grąžinti laiku. Darbuotojo saugomi dokumentai turi įrodyti, kad liko lėšų.
Iš esmės nemokamų išlaidų planas atitinka tas pačias taisykles, kurių žmonės turi laikytis atlikdami atskaitymus už išlaidas, kurias jie asmeniškai patiria. Išlaidos turi būti teisėtos ir pagrįstos dokumentais, su aiškia informacija, parodančiomis, kur, kada, kaip ir kodėl buvo išleisti pinigai. Mokesčių institucijos gali pasirinkti atlikti šios informacijos auditą ir nuspręsti, kad kai kurios nurodytos išlaidos nėra teisėtos ir neturėjo būti įtrauktos į atskaitomybės planą. Žmonės gali išvengti dokumentų tvarkymo problemų ir sumažinti audito riziką, pasikonsultavę su buhalteriu, kad sužinotų daugiau apie leistinas išlaidas.