Atvejo ataskaitos forma yra įrankis, naudojamas duomenims rinkti klinikinio tyrimo metu. Rėmėjas parengia formų turinį ir išplatina jas popieriniu arba elektroniniu formatu visose vietose, kuriose atliekamas klinikinis tyrimas. Tyrėjai užpildo formas, nustatytais laiko tarpais arba tyrimo pabaigoje grąžindami jas rėmėjui. Duomenys iš formų analizuojami siekiant padaryti išvadas apie klinikinio tyrimo rezultatus, pradedant nuo išvados, kad tiriamas vaistas yra veiksmingas ir turi minimalų šalutinį poveikį, iki rezultato, leidžiančio manyti, kad tiriamas gydymo metodas neveikia.
Atvejo ataskaitų formos yra labai išsamios, nes tyrėjai mieliau turėtų per daug duomenų nei per mažai. Prieš siunčiant bet kokią atvejo ataskaitos formą rėmėjui, pašalinama identifikuojanti informacija, susiejanti formų turinį su atskirais pacientais, siekiant išlaikyti privatumą ir išlaikyti kuo neutralesnį tyrimą. Formose pateikiamos pacientų istorijos, pacientų sąveikos žurnalai ir pastabos apie tai, kaip pacientai reaguoja į tyrimo metu tiriamą gydymą.
Visa ši informacija analizuojama, ar ji statistiškai reikšminga. Atvejo ataskaitų formos lyginamos viena su kita, o mokslininkai žiūri, kaip reagavo įvairios tyrime dalyvavusių pacientų grupės. Pavyzdžiui, pacientai, vartojantys placebą arba skirtingą vaistų kiekį, analizuojami suskirstomi į skirtingas grupes. Ši informacija naudojama klinikinio tyrimo rezultatams empiriškai apibūdinti. Kadangi atvejo ataskaitos formoje esanti medžiaga yra anoniminė, mokslininkai vengia šališkumo, nes nieko nežino apie pacientus, išskyrus bendrąją formose pateiktą informaciją.
Daugelis klinikinių tyrimų naudoja elektronines registravimo sistemas atvejų ataskaitoms. Tai labai supaprastina procesą, leidžia akimirksniu perduoti ir ieškoti duomenų bazėje, taip pat suteikia metodus, kaip susieti įvairių rūšių informaciją paciento byloje, nereikia jos fiziškai atsekti. Naudojant elektronines priemones taip pat galima pašalinti tokias problemas kaip bloga rašysena, uždengianti atvejo ataskaitos formos turinį.
Kai grąžinamos atvejo ataskaitos formos, jos yra kruopščiai tikrinamos, o rėmėjas gali sudaryti konkrečių klausimų, kuriuos reikia paaiškinti, sąrašą. Tyrėjai turi patikrinti viską, kas atvejo ataskaitos formoje atrodo keistai, pvz., neįprastai didelį paciento svorį arba keistą elementą paciento ligos istorijoje. Tai sukurta siekiant pašalinti klaidingus duomenis, pvz., klaidingą kraujospūdžio rodmenį, kai tyrėjas, įrašydamas rodmenis, apverčia skaičius.