Automatinis sąskaitų išrašymas – tai veiksmas, kai sąskaitos faktūros išrašomos už prekes ir paslaugas, nereikia ruošti sąskaitos faktūros ranka. Daugelis tokio tipo atsiskaitymo sistemų suteikia galimybę generuoti ir išsiųsti klientams elektronines sąskaitų faktūrų kopijas. Tokio tipo atsiskaitymo programinės įrangos naudojimas leidžia efektyviau valdyti sąskaitų faktūrų išrašymo procesą, taupant įmonės laiką ir pinigus.
Yra keletas funkcijų, kurios būdingos automatinio atsiskaitymo programinei įrangai. Daugeliu atvejų programinė įranga sukurta taip, kad būtų galima sukurti klientų profilius, kuriuose būtų visi duomenys, reikalingi norint tiksliai parengti sąskaitą faktūrą. Šie duomenys apims kliento vardą, pavardę, atsiskaitymo adresą, atsiskaitymo kontaktinį adresą ir el. pašto adresą, jei sąskaita faktūra bus siunčiama elektroniniu būdu. Daugeliu atvejų automatinio atsiskaitymo programa rinks duomenis iš kitų šaltinių, susijusių su klientų naudojimu, arba leis rankiniu būdu įvesti užsakymus, kai jie bus įvykdyti. Tada atsiskaitymo sistemos procesai kiekvienam užsakymui taiko tinkamus įkainius ir sukuria sąskaitą faktūrą.
Atsižvelgiant į tai, kaip sukonfigūruota automatinio atsiskaitymo sistema, sąskaita faktūra kartu su papildomu voku gali būti išspausdinta iškart po sąskaitos faktūros sukūrimo. Tačiau galima programinę įrangą nustatyti taip, kad sąskaitos faktūros būtų spausdinamos automatiškai tam tikru paros metu. Yra net keletas programinės įrangos pavyzdžių, kurie paragins mašinas sulankstyti sąskaitą faktūrą, įterpti ją į iš anksto adresuotą voką ir užklijuoti voką. Kai el. paštas naudojamas kaip pristatymo priemonė, sistema gali paspartinti pristatymą iš karto po to, kai sugeneruoja sąskaitą faktūrą, arba valdyti el. pašto siuntimo procesą konkrečiu paros metu, o tai leidžia įmonių savininkams peržiūrėti sąskaitas faktūras prieš jas išsiuntimą.
Tokio tipo elektroninės atsiskaitymo sistemos kartais apima galimybę gauti ir taikyti mokėjimus neapmokėtoms sąskaitoms faktūroms. Pavyzdžiui, el. pašto sąskaitose faktūrose gali būti įterptoji nuoroda, leidžianti klientui iš karto atlikti mokėjimą gavus ir peržiūrėjus sąskaitą faktūrą. Užuot reikalaudama, kad asmuo gautų mokėjimą ir rankiniu būdu įvestų jį į gautinų sumų duomenų bazę, programinė įranga atpažįsta mokėjimą, pritaiko jį atitinkamam sąskaitos faktūros numeriui ir išskaičiuoja tą sumą iš kliento sąskaitos likučio.
Automatinis atsiskaitymas labai gerai veikia tais atvejais, kai klientas turi nuolatinį pavedimą arba yra pasikartojantis mokėjimas, kurio reikia prašyti kas savaitę ar kas mėnesį. Naudojant šią programą, sistemą galima sukonfigūruoti taip, kad atitinkamiems klientams būtų automatiškai generuojamos nuolatinės arba pasikartojančios sąskaitos, todėl vienam ar keliems darbuotojams nereikės praleisti valandų valandas šiai pasikartojančiai užduočiai atlikti. Galutinis rezultatas yra tai, kad darbuotojai gali būti panaudoti įvairioms funkcijoms, todėl darbo diena bus produktyvesnė ir ekonomiškesnė.
Automatinis atsiskaitymas šiandien yra įprastas įvairaus dydžio įmonėse. Tokio tipo programinės įrangos naudojimas naudingas verslo rūšims, pradedant telekomunikacijomis ir baigiant internetinėmis mažmeninės prekybos parduotuvėmis. Taupydami įmonės laiką ir išteklius, įmonės gali išlaikyti mažesnes išlaidas ir taip išlikti konkurencingesnės.