Automatizuota apskaita – tai būdas tvarkyti naujausius apskaitos įrašus naudojant apskaitos programinę įrangą. Šio tipo verslo programinė įranga dažnai sukonfigūruojama taip, kad būtų galima lengvai kryžmiškai registruoti gautinas ir mokėtinas sumas, todėl nereikia įvesti kelių registracijų, kad apskaitos įrašai būtų tvarkomi pagal visuotinai priimtus apskaitos principus. Daugelį populiaresnių automatizuotų apskaitos sistemų galima pritaikyti programinę įrangą perkančios įmonės poreikiams, todėl galima kurti individualias ataskaitas bei pasinaudoti standartiniais ataskaitų formatais, esančiais programiniame pakete.
Automatizuotos apskaitos procesas gali sutaupyti daug laiko registruojant kreditus ir debetus. Užuot tekę daryti įrašus skirtingose knygose, kaip įprasta taikant tradicinius metodus, dauguma apskaitos programinės įrangos paketų yra sukonstruoti taip, kad būtų galima rankiniu būdu įvesti operaciją viename lauke viename puslapyje. Iš ten programinė įranga automatiškai susieja operaciją su visais kitais atitinkamais programinės įrangos paketo įrašais. Įvedus operaciją, duomenys bus įtraukti į bet kurią sugeneruotą ataskaitą, kurios struktūra apima to įrašo datą.
Supaprastinant rankinio duomenų įvedimo į automatizuotą apskaitos sistemą procesą, daugelis buhalterinės apskaitos programinės įrangos paketų gali būti susieti su kredito kortelių ir banko sąskaitomis. Naudojant programinėje įrangoje integruotą sąsają, mokėjimai gali būti pervesti tiekėjams ir automatiškai taikomi atitinkamai tiekėjo sąskaitai ir sąskaitos faktūros numeriui apskaitos įrašuose. Tuo pačiu metu klientai gali atlikti mokėjimą internetu naudodami nuorodas, kurias sistema įtraukia į visas tiems klientams išplatintas elektronines sąskaitas. Naudodama nuorodą mokėjimui pateikti, programinė įranga automatiškai gauna mokėjimą, įrašo jį į teisingą kliento sąskaitą ir sąskaitos faktūros numerį, tada nukreipia mokėjimą į galutinio vartotojo nurodytą banko sąskaitą.
Šiandien automatizuota apskaita laikoma pagrindine daugelio įmonės išteklių planavimo arba ERP strategijų dalimi. Saugios funkcijos ir laiko taupymas gali labai padidinti apskaitos komandos efektyvumą. Be to, apskaitos programinė įranga apima funkcijas, kurios leidžia generuoti ir paskirstyti klientams elektronines sąskaitas faktūras yra itin efektyvi priemonė. Naudojant šias funkcijas galima gauti mokėjimus per trumpą laiką, nes klientas gali patvirtinti mokėjimą ir išsiųsti čekį per trumpesnį laiką, arba dėl to, kad jis naudojasi galimybe pateikti elektroninį mokėjimą. Bet kuriuo atveju įmonė gauna naudos iš gautinų sumų įplaukų padidėjimo per trumpą laiką, todėl įmonė gali gauti daugiau grynųjų pinigų kasdienei veiklai valdyti.