Įmonei gali prireikti didelio transporto priemonių parko, tačiau gali būti sunku išlaikyti šį parką. Tai yra pagrindinė parko valdymo sistemos funkcija, kuri paima įmonės automobilius ir sutvarko jas taip, kad suteiktų įmonei transporto priemonių sekimo galimybes, techninės priežiūros grafikus ir kitas pagrindines transporto priemonių parko reikmes. Automobilių parko valdymo sistemos taip pat gali suteikti įmonei transporto priemones, jei įmonė nenori pirkti savo.
Svarbiausias transporto priemonių parko valdymo sistemos aspektas yra transporto priemonių sekimas. Šios sistemos seka tikrąją transporto priemonės vietą, degalų sąnaudas, vidutinį greitį ir numatomą atvykimo laiką (ETA). Jie taip pat žino, kuris įmonės darbuotojas turi transporto priemonę, kada ir kartais kodėl; Kita svarbi funkcija yra užtikrinti, kad transporto priemonė būtų prieinama, kai darbuotojui jos reikia. Šią informaciją kaupia ir analizuoja transporto parko valdymo sistema, kuri gali pateikti pasiūlymus, kaip pagerinti efektyvumą ar degalų taupymą. Ši sistema taip pat gali sekti transporto priemonę, jei ji yra pavogta, tačiau ji taip pat gali būti naudojama kaip GPS vairuotojui sekti.
Automobilių parko valdymo sistemos kartais yra atsakingos už transporto priemonių kuro, techninės priežiūros ir remonto planavimą ir patvirtinimą pagal įmonės biudžetą. Šios įmonės išduoda nedidelę kortelę arba bukletą su planinės priežiūros ir patvirtintų remonto darbų sąrašu. Paprastai šios parko valdymo sistemos turės nustatytą sumą dolerių už remontą, kuris yra iš anksto patvirtintas ir nereikalauja jokio leidimo. Automobilių parko valdymo sistema taip pat gali išduoti kreditinę kortelę, kurią darbuotojai gali naudoti kuro pirkimui iš patvirtintų pardavėjų.
Laikui bėgant visų transporto priemonių vertė nuvertėja. Dalis automobilių parko valdymo sistemos pareigų apima šio nusidėvėjimo skaičiavimą per metus ir nustatymą, kada laikas tą transporto priemonę pašalinti iš parko. Automobilių parko valdymo sistemos dažnai turi ryšius su automobilių gamintojais, kad galėtų prekiauti parko transporto priemonėmis ir papildyti parką naujomis transporto priemonėmis su nuolaida; jie taip pat gali pasiūlyti transporto priemonių finansavimą įmonei.
Įmonėse, kuriose vairavimas yra kasdienės užduoties dalis, daugeliui darbuotojų kelionės kompensuojamos už mylią. Automobilių parko valdymo sistema tampa atsakinga už šios ridos stebėjimą. Taip darbuotojui nereikia nerimauti dėl to, kad įmonė sutrumpins jo ridą dėl praleisto įrašo žurnale. Tai taip pat leidžia sekti per metus nuvažiuotas mylias, kad būtų galima apskaičiuoti transporto priemonės nusidėvėjimą.
Automobilių parko valdymo sistema dažnai seka šias transporto priemones per specialų automobilyje įdiegtą kompiuterį. Šis kompiuteris palydoviniu ryšiu jungiasi prie parko valdymo kompiuterių ir perduoda visą susijusią informaciją. Tinkamas transporto parko valdymo sistemai pateiktos informacijos panaudojimas padės įmonei sutaupyti pinigų ir efektyvinti didelio transporto parko valdymą.