Bendravimo procesas yra įvykių seka, kurios metu siuntėjas perduoda pranešimą gavėjui. Pranešimas gali būti žodinis arba neverbalinis, jei gavėjas gali jį suprasti. Procesą sudaro keli žingsniai: kodavimas, perdavimo terpė, dekodavimas ir grįžtamasis ryšys. Siuntėjas pasirenka pranešimo formatą, „užkoduoja“ jį į tą formą, tada pasirenka ir naudoja perdavimo terpę arba būdą. Kai gavėjas gauna pranešimą, jis „iškoduojamas“ ir atsiranda grįžtamasis ryšys.
Būtini komponentai, kurių turi būti, kad komunikacijos procesas vyktų, yra siuntėjas, gavėjas ir pranešimas. Siuntėjas yra asmuo arba grupė, kuriai reikia perduoti informaciją ir perduoti pranešimą. Pranešimas gali būti įvairių formų, pavyzdžiui, raštu, paveikslėliais, gestais ar kalba. Kad komunikacija vyktų efektyviai, labai svarbu, kad žinutė būtų lengvai suprantama. Gavėjas yra asmuo arba grupė, kuri gauna pranešimą, jį supranta ir, jei reikia, atsako.
Pirmasis komunikacijos proceso žingsnis vadinamas kodavimu. Tai yra tada, kai žinia paverčiama iš minties kieno nors galvoje į formą, kurią gali suprasti kiti. Pranešimas gali būti užrašytas, ištartas arba netgi gali būti nežodinis arba bežodis, pavyzdžiui, gestai ar paveikslėlis. Kai pranešimas yra užkoduotas, jis turi būti paruoštas priimti ir suprasti.
Paruošus pranešimą siuntimui, jį reikia išsiųsti. Ši komunikacijos proceso dalis vadinama perdavimo terpe. Šiame žingsnyje siuntėjas pasirenka geriausią pranešimo siuntimo būdą ir jį perduoda. Pavyzdžiui, rašytinis pranešimas gali būti išsiųstas el. paštu arba verslo ataskaita, kuri išspausdinama ir įteikiama ranka. Žodinis pranešimas gali būti pokalbis telefonu arba kalba, pasakyta auditorijai, o neverbalinė žinutė, pavyzdžiui, paveikslėlis, gali būti perduota paskelbiant ją internete arba pakabinant muziejuje.
Kai pranešimas buvo perduotas, kitam komunikacijos proceso žingsniui reikia dekoduoti. Tai atsitinka, kai gavėjas gauna pranešimą, jį išnagrinėja ir interpretuoja naudodamasis ankstesnėmis žiniomis ir patirtimi. Tokiu būdu gavėjas ugdo žinutės prasmės supratimą, kuris iš dalies remiasi jo paties fone. Galiausiai grįžtamasis ryšys yra paskutinė proceso dalis, kai gavėjas atsako į pranešimą, taip parodydamas supratimą.