Biudžeto sąmata yra preliminarus lėšų, kurias numatoma gauti įmonei ar agentūrai, arba lėšų, reikalingų projektui užbaigti, įvertinimas. Šie įverčiai suteikia vertingos informacijos planavimo tikslais, tačiau nėra galutiniai. Kai gaunama galutinė informacija, darbuotojai gali atnaujinti dokumentą ir nustatyti, ar kokie nors pakeitimai kelia susirūpinimą. Šie dokumentai gali būti prieinami visuomenei, kai juose dalyvauja valstybės finansuojamos agentūros ir projektai, kad visuomenės nariai galėtų dalyvauti biudžeto sudarymo procese.
Turimų lėšų sąmatos atveju biudžeto sąmatą paprastai parengia regioninė valdžia arba agentūra. Dokumente aptariami galimi lėšų šaltiniai, pvz., pajamos iš mokesčių, dotacijos, lėšos iš vyriausybinių agentūrų ir pajamos iš baudų ir mokesčių. Čia pateikiama informacija apie turimą veiklos biudžetą. Darbuotojai ir kitos suinteresuotos šalys gali peržiūrėti sąmatą, kad sužinotų daugiau apie finansavimo prioritetus ir įvairias galimas finansavimo galimybes. Lėšos, skirtos konkretiems tikslams, yra pažymėtos sąmatoje, kad žmonės suprastų, jog jie nėra bendrojo fondo dalis.
Kitos biudžeto sąmatos nustato išlaidas, susijusias su konkrečiu projektu ar užduotimi, pvz., tilto statyba ar namo užbaigimas. Šiame dokumente suskirstytos numatomos išlaidos, atsižvelgiant į turimą informaciją. Jis gali padengti išlaidas, susijusias su leidimais ir mokesčiais, darbu, tiekimu ir kitomis galinčiomis atsirasti išlaidomis. Biudžeto sąmatoje taip pat galima aptarti laiko juostą ir suteikti informacijos apie tai, kas gali nutikti, jei dėl netikėtų įvykių projektas baigsis viršvalandžiais.
Įmonės, rengiančios projektų pasiūlymus klientams, paprastai turi parengti išsamią biudžeto sąmatą, kad klientas žinotų visas galimas išlaidas. Šis įvertinimas paprastai galioja tik ribotą laiką. Jei klientas lauks per ilgai, dėl rinkos jėgų gali padidėti prekių, darbo ir kitos išlaidos, o sąmata nebebus tiksli. Biudžeto sąmatoje taip pat paprastai yra įrašas apie numatomus perviršius, todėl klientai žino, kiek pinigų gali būti pridėta prie išlaidų iki projekto pabaigos.
Peržiūrėdami biudžeto sąmatą, galite atidžiai perskaityti atskiras kategorijas, kad suprastumėte, ką jos reiškia. Jei apibrėžimai neaiškūs arba dokumentas neaiškus, jį parengęs asmuo turėtų galėti pateikti informaciją. Biudžeto sąmatos taip pat gali apimti alternatyvas; Pavyzdžiui, statybos įmonė dokumente gali aptarti įvairių rūšių skalavimo išlaidas, kad klientas galėtų sužinoti, kaip įvairūs pasirinkimai gali turėti įtakos bendrai projekto kainai.