Darbo eiga yra terminas, naudojamas proceso etapams apibūdinti. Šis terminas vartojamas bet kurioje organizacijoje, kurioje produktas, dokumentas ar idėja juda iš vienos vietos ar padalinio į kitą. Tam tikra prasme darbo eiga gali būti suprantama kaip faktinio darbo, atliekamo siekiant užbaigti procesą, apžvalga. Darbo eigos dokumentas yra bet kokia ataskaita arba analizė, apibūdinanti proceso etapus, taip pat finansus, išteklius ir į tokį procesą įtrauktą informaciją. Dokumentas, perduodamas per proceso etapus, pvz., sąskaita, draudimo išmoka arba sąskaita faktūra, taip pat gali būti laikomas darbo eigos dokumentu.
Vadovai, siekiantys optimizuoti operacijas, gali generuoti darbo eigos dokumentus. Šiuose dokumentuose gali būti išvardyti skyriai ir darbuotojai, per kuriuos projektas baigiamas. Dokumentuose taip pat gali būti išteklių, medžiagų ir įrangos, naudojamų kiekviename darbo eigos etape, sąrašai. Darbo eigos dokumentas taip pat gali padėti vadovui suprasti, kurie proceso etapai yra brangiausi.
Biudžetui sudaryti gali būti naudojami dokumentai, iliustruojantys darbo eigos komponentus ir etapus. Vadovai gali nustatyti, kiek gali kainuoti gaminio pagaminimas, taip pat nuspręsti dėl padalinių ar sričių, kurias galima sumažinti. Vidaus audito procesai taip pat gali apimti darbo eigos dokumentų naudojimą. Vadovybės buhalteriai gali pateikti finansinius duomenis, gautus iš darbo eigos dokumento.
Gamybos kontekste darbo eigos dokumentai gali būti naudojami gamybos procesams optimizuoti. Pavyzdžiui, darbo eigos dokumentas gali būti sudarytas naudojant specialią darbo eigos valdymo programinę įrangą. Kai dizaineris sukuria modelį ir medžiagų sąskaitą, dokumentas gali būti automatiškai persiųstas profesionalui, atsakingam už kitą etapą.
Šie dokumentai naudojami ir mokslo bendruomenėse. Pavyzdžiui, medicinos specialistai gali sukurti darbo eigos dokumentus, iliustruojančius smegenų veiklą. Taip pat gali būti sukurtas darbo eigos dokumentas, apibūdinantis vartotojo ir įrenginio ryšį.
Kai darbo eigos dokumentas aprašo elementą, kuris pereina proceso etapus, jis paprastai nurodo mokėjimą arba paslaugą, kurią turi patvirtinti kelių skirtingų skyrių specialistai. Pavyzdžiui, jei skyriaus vadovas nustato, kad jam reikia naujų kompiuterių, jis gali parengti dokumentą, kuriame nurodomos išlaidos. Tada jis arba ji gali perduoti tą dokumentą komandų grandinėje, kad gautų patvirtinimą.
Draudimo bendrovės taip pat naudoja darbo eigos dokumentus. Tokiais atvejais pretenzijas pareiškia klientai. Ieškinys gali būti perduotas draudikui. Tada draudikas gali perduoti jį vadovui arba vadovui, kuris naudojasi draudiko atliktais tyrimais ir analize, kad patvirtintų normas.