Darbo specifikacija leidžia darbdaviui apibūdinti geriausią kandidatą į pareigas, neaprašant konkretaus asmens. Tai pasiekiama perduodant norimas kvalifikuoto kandidato savybes, pvz., būtinus įgūdžius ir išsilavinimą. Kuo sudėtingesnė padėtis, tuo gali būti ilgesnė specifikacija. Kurdami šias priemones turimoms pareigoms, darbdaviai gali sutaupyti savo ir potencialių kandidatų laiko.
Kai kurie žmonės daro klaidą manydami, kad darbo aprašymas ir darbo specifikacija yra vienodi. Svarbu suprasti, kad jie ne tik skiriasi, bet ir yra skirti įvairiems tikslams. Pareigybės aprašymas sudaromas, nurodant užduotis ir pareigas, kurias turi atlikti tam tikras pareigas einantis asmuo. Darbo specifikacija yra skirta apibrėžti asmens, kuris yra kvalifikuotas eiti tas pareigas, tipą.
Yra keletas informacijos kategorijų, kurios darbo specifikacijoje laikomos standartinėmis. Kategorijos dažnai rodomos dideliu arba paryškintu šriftu. Tada toliau pateikiami konkretūs reikalavimai, paprastai su taškais. Visos darbo specifikacijos gali būti išdėstytos ne ta pačia tvarka ar formatu.
Išsilavinimo reikalavimai yra vienas iš labiausiai paplitusių specifikacijos komponentų. Šioje skiltyje paprastai nurodomas reikalingas išsilavinimo lygis, pvz., asocijuotojo ar magistro laipsnis, ir priimtinos specialybės, pvz., žurnalistika ar chemijos inžinerija. Jei reikia specialių licencijų ir sertifikatų, jie taip pat paprastai įtraukiami į šį skyrių.
Patirčiai skirtame skyriuje paprastai prašoma, kad asmuo tam tikrą laiką turėtų darbo tam tikroje srityje istoriją. Jame taip pat gali būti nurodytos konkrečios užduotys, kurias asmuo turėtų atlikti, pavyzdžiui, tiesioginė personalo priežiūra arba trejus metus tvarkyti pavojingas medžiagas. Įgūdžiai, žinios ir gebėjimai yra trys skyriai, kuriuos galima sujungti arba išvardyti atskirai. Šiuose skyriuose nurodoma, ką pareiškėjas turėtų žinoti ir ką ji turėtų sugebėti padaryti.
Darbdaviai dažnai užplūsta paraiškomis, kai turi laisvų darbo vietų. Interviu gali būti ilgas procesas. Darbo specifikacija gali būti priemonė, kuri drastiškai sumažina laiką, kurį darbdavys sugaišta paraiškų peržiūrai ir pokalbiams su nekvalifikuotais asmenimis. Kadangi daugelis žmonių nesirinks kandidatuoti į darbą, kurį žino, kad turi mažai galimybių, darbo specifikacija taip pat gali padėti asmenims. Jie gali jį naudoti norėdami palyginti tai, ką turi pasiūlyti, su tuo, ko prašoma.