Darbo užmokesčio apskaita – tai procesas, vykstantis visose įmonėse ir orientuotas į įmonės darbo užmokesčio informacijos finansinį valdymą. Buhalteriai fiksuos informaciją, susijusią su darbuotojų atlyginimais, premijomis ir komisiniais; buhalteriai taip pat fiksuos ir praneš su šia informacija susijusius mokesčius didžiojoje knygoje. Darbo užmokesčio apskaitos darbuotojai ir vadybininkai yra atsakingi už šios informacijos pateikimą apskaitai, taip pat už dokumentų tvarkymą, reikalingą, kad būtų įvykdyti teisiniai reikalavimai dėl tikslių darbo įrašų rodymo. Darbo užmokesčio apskaita dažnai yra atskirta nuo įprastos apskaitos tarnybos, nes informacija yra labai jautri ir negali būti matoma keliems darbuotojams.
Įmonės dažnai turės darbo užmokesčio biurą, kuris laikosi visų teisinių darbuotojų samdymo reikalavimų. Informacija, susijusi su asmens patikrinimais, narkotikų testais, darbo sutartimis, susitarimais dėl išmokų, darbo užmokesčio lengvatomis ir kita informacija, dažnai patenka į konkrečius žmogiškųjų išteklių įstatymus. Neužvedus tikslių darbo įrašų, už įstatymų ir kitų teisės aktų nesilaikymą gali būti skiriamos didelės baudos ar kitos nuobaudos. Kai kurios įmonės gali pasitelkti buhalterius, kad patikrintų darbo užmokesčio apskaitos procesus žmogiškųjų išteklių biure. Šis auditas užtikrina, kad įmonėje nėra galiojančių žmogiškųjų išteklių įstatymo pažeidimų.
Įrašai, skirti įrašyti darbo užmokesčio duomenis, yra gana paprasti. Šiandieninėje technologinėje aplinkoje daugelis įrašų atliekami realiu laiku, naudojant iš anksto užprogramuotas direktyvas įmonės apskaitos programiniame pakete. Tada darbo užmokesčio apskaitos skyriaus buhalteriai peržiūrės įrašus, kad įsitikintų, jog automatinio apdorojimo metu neatsirado klaidų. Pagrindinis įrašas nurašys darbo užmokesčio išlaidas už kiekvieno darbuotojo darbo užmokestį ir mokėtiną kreditą. Įmonė gali turėti atskiras sąskaitas, kurios apibrėžia konkrečias darbo užmokesčio grupes. Sumokėjus, sistema nurašys mokėtiną darbo užmokestį ir įskaitys grynuosius pinigus. Šie įrašai – kalbant apie debetus ir kreditus – taip pat yra tokie patys darbo užmokesčio fondo mokesčių sąskaitose.
Darbo užmokesčio apskaita dažnai reikalauja, kad įmonės pagal grafiką pervestų darbo užmokesčio mokesčius atitinkamai vyriausybinei agentūrai. Buhalteriai turės užpildyti atitinkamas formas ir išrašyti agentūrai čekį dėl šių mokesčių, dažnai kas ketvirtį. Didesnės vyriausybinės agentūros gali turėti internetinę saugojimo sistemą, skirtą šiems pinigams pervesti internetu, jei reikia. Buhalteriai turės suderinti šias sąskaitas, kad įsitikintų, jog visi į sąskaitą įrašyti pinigai bus perkelti į atitinkamą agentūrą. Kabantys debeto arba kredito likučiai rodo vidinę darbo užmokesčio apskaitos sistemos problemą. Tada buhalteriai turės pakoreguoti mokesčius arba procentus, kad išspręstų šią problemą.