Paprastai darbuotojams mokamas nustatytas įkainis – valandinis arba atlyginimas. Jungtinėse Amerikos Valstijose darbdaviai privalo mokėti socialinio draudimo, medicininės priežiūros, darbuotojo kompensaciją, valstijos, federalinius ir dažnai vietinius mokesčius už kiekvieną darbuotoją. Darbdavys taip pat turi išskaičiuoti dalį šių mokesčių ir kitų mokesčių iš darbuotojų atlyginimo, o visos šios operacijos turi būti registruojamos audito ir mokesčių tikslais.
Darbo užmokesčio apskaitos paslauga – tai įmonė, kuri už tam tikrą mokestį visas šias funkcijas atliks savarankiškai, išlaisvindama įmonės savininko laiką svarbesniems reikalams. Sukūręs paskyrą, darbdavys tiesiog pateikia paslaugai visų darbuotojų sąrašą, jų dirbtas valandas ir bet kokius skirtumus. Vėliau šie duomenys apdorojami ir lėšos iš darbdavio banko pervedamos į darbo užmokesčio tarnybos sąskaitą. Darbuotojai apmokami standartiniu čekiu arba tiesioginiu užstatu. Tada darbdaviui pateikiamos darbo užmokesčio ir mokesčių ataskaitos.
Darbo užmokesčio apskaitos tarnyba dažnai siūlo ir kitas paslaugas. Darbdaviai gali perleisti įmonės pašalpų administravimo ir išėjimo į pensiją paslaugų valdymą. Taip pat galima sekti atostogas ir poilsio laiką. Kai kurios paslaugos netgi siūlo galimybę tvarkyti darbdavio mokesčių mokėjimus, tvarkyti laiko ir darbo valdymo klausimus, padėti susidoroti su mokesčiais, valdyti išlaidas ir netgi teikti išankstinės patikros pagalbą. Tarnyba taip pat reguliariai tvarko reikalingus dokumentus, reikalingus tiesioginiam darbuotojų atlyginimų įnešimui. Mokesčiai už paslaugas skiriasi priklausomai nuo sąskaitos dydžio ir teikiamų paslaugų rūšių. Paprastai taikomas mokestis už asmenį ir mokestis už išduotą čekį.
Pirmąją darbo užmokesčio apskaitos paslaugų įmonę 1949 m. įkūrė buvęs Naujojo Džersio senatorius Frankas Lautenbergas ir broliai Henry ir Josephas Traubai. Iš pradžių vadinta Automatiniu darbo užmokesčiu, įmonė siūlė paprastas paslaugas, naudodama elektromechaninį skaičiuotuvą ir Comptometer buhalterinį aparatą. Automatinis darbo užmokestis, kuris vėliau buvo pervadintas į automatinį duomenų apdorojimą (ADP), neatsiliko nuo technologijų. ADP tapo kompiuterizuotos buhalterijos naudojimo pradininku, pradedant perfokortelėmis ir baigiant pažangiausia technologija pramonėje.
ADP augo įsigydama mažesnes darbo užmokesčio įmones ir galiausiai 1961 m. išėjo į biržą. Bendrovė toliau augo ir yra pripažinta kaip darbo užmokesčio apskaitos paslaugų pramonės lyderė, turinti daugiau nei 500,000 40,000 klientų ir daugiau nei XNUMX XNUMX darbuotojų. Šiandien ADP tvarko ne tik darbo užmokestį, bet ir įvairias tarpininkavimo bei platintojų paslaugas.
ADP sėkmė buvo darbo užmokesčio apskaitos verslo modelis, o ši koncepcija toliau tobulėja tobulėjant technologijoms. Šiandien daugelis paslaugų susieja su savo klientais tiesiogiai per internetą. Klientas gali tiesiog įvesti darbo užmokesčio duomenis į savo interneto portalą ir sandoris apdorojamas nedelsiant. Klientas turi prieigą prie visų darbo užmokesčio ir personalo apskaitų, o esant poreikiui šią informaciją galima atnaujinti. Ataskaitas galima greitai pasiekti, supaprastinant įmonės darbo užmokesčio apskaitos užduotis ir pašalinant brangiai kainuojančias klaidas.
Dėl kompiuterizuotų darbo užmokesčio apskaitos paslaugų paplitimo pasitaikė kai kurių sukčiavimo ir tiesioginių lėšų vagysčių atvejų. Todėl labai svarbu atlikti tam tikrus tyrimus, siekiant užtikrinti, kad konkreti įmonė būtų gerbiama ir patikima. Galų gale, ši įmonė turės prieigą prie konfidencialiausių įmonės įrašų, įskaitant banko sąskaitą. Be to, jei tarnyba nesumokės mokesčių pagal grafiką, įmonė bus patraukta atsakomybėn ir atitinkamai nubausta bauda. Kadangi tokie atvejai dažniausiai pasitaiko retai, darbo užmokesčio apskaitos paslauga teikiama nauda nusveria bet kokią riziką.