Įmonės išduoda darbo užmokesčio čekius kaip faktinį įmoką arba grynąjį atlyginimą, kurį darbuotojas gavo iš darbdavio pasibaigus apmokėjimo laikotarpiui. Darbo užmokesčio čekis yra finansinė priemonė, leidžianti ant čekio įrašytas lėšas nurašyti nuo darbdavio banko sąskaitos ir įskaityti darbuotojams.
Darbo užmokesčio čekiai gali būti kelių formų; fizinis patikrinimas, elektroninis lėšų pervedimas, elektroninė darbo užmokesčio sąskaita arba grynieji pinigai. Amerikos darbo įstatymai draudžia mokėti darbuotojams, naudojantiems prekes ar kitas medžiagas.
Darbo užmokesčio čekio suma taip pat žinoma kaip grynasis mokėjimas. Ši suma yra lygi visam darbo užmokesčiui arba bruto darbo užmokesčiui, paskaičiuotam iš dirbtų valandų skaičiaus ir laikotarpio valandinio atlygio arba metinio atlyginimo, padalijus iš darbo užmokesčio laikotarpių skaičiaus per metus. Iš bruto darbo užmokesčio federalinės ir valstijos vyriausybės vardu išskaičiuojamos įstatymų leidžiamosios išmokos, tokios kaip pajamų mokestis, FICA, SS, sveikatos mokestis ir nedarbo draudimas. Visos papildomos išmokos, kurios yra išskaičiuojamos, imamos iš bruto atlyginimo kiekvieną laikotarpį. Likusi suma yra grynasis atlyginimas arba darbo užmokesčio čekis.
Darbo įstatyme teigiama, kad darbuotojams atlyginimas gali būti mokamas tik pagal nustatytą darbo užmokesčio laikotarpį. Pasirinkimai yra kasdien, kas savaitę, kas dvi savaites, kas dvi savaites arba kas mėnesį. Darbo užmokesčio čekiai darbuotojams turi būti išduodami už darbą, atliktą per apmokėjimo laikotarpį per konkretų laikotarpį nuo apmokėjimo laikotarpio pabaigos.
Darbo užmokesčio čekius turi pasirašyti tinkamai įgaliotas įmonės vadovas. Įmonės bankroto atveju darbo užmokesčio čekiai yra apsaugoti ir turi būti sumokėti prieš nagrinėjant bet kokius kitų kreditorių prašymus.
Fiziniai darbo užmokesčio čekiai pasensta praėjus 6 mėnesiams nuo čekio datos. Jei per šį laikotarpį čekis nepateikiamas finansų įstaigai inkasuoti, čekis nebegalioja. Turi būti paprašyta ir išduotas pakaitinis čekis, atitinkantis pradinio čekio nominalią vertę.
Darbdaviai, išrašantys darbo užmokesčio čekius, privalo pateikti patarimus dėl mokėjimo su kiekvienu atlyginimo čekiu. Mokėjimo pranešime turi būti nurodytas bruto atlyginimas, visi atskaitymai ir išmokos, kuriai skiriamos lėšos, pavadinimas, grynasis atlyginimas ir darbo užmokesčio apskaitos laikotarpis. Patarimas turi būti įtrauktas į visus darbo užmokesčio čekius, net jei suma kelis laikotarpius yra tokia pati.
Bendra valstybės atskaitymų suma turi būti apibendrinta kiekvienų kalendorinių metų pabaigoje ir iki kitų kalendorinių metų vasario mėnesio pabaigos kiekvienam darbuotojui išduodama mokesčių ataskaita. Tiksli forma, naudojama pranešti apie darbo užmokesčio informaciją, skiriasi priklausomai nuo pajamų rūšies, valstybės ir septynių kitų veiksnių.
Visos sumos, išskaičiuotos iš darbo užmokesčio čekių, turi būti pervestos atitinkamai agentūrai per tam tikrą laikotarpį. Kiekvienoje perlaidoje turi būti nurodyta darbuotojų išskaitų suma, darbuotojo vardas, pavardė, darbo užmokesčio apskaičiavimo laikotarpis ir darbdavio vardai. Valstybiniams ir federaliniams atskaitymams taikomi konkretūs pervedimo terminai, o kai darbdaviai vėluoja pateikti paraišką, imamas baudos mokestis. Bet kuris darbdavys, išskaitantis lėšas iš darbuotojų darbo užmokesčio čekių ir jų nepervedęs, yra patrauktas baudžiamojon atsakomybėn.