Darbo užmokesčio registrai yra popieriniai arba elektroniniai dokumentai, kuriuose registruojami visi su konkrečiu darbo užmokesčio apskaitos laikotarpiu susiję atskaitymai. Į darbo užmokesčio apskaitos registrą įtraukta informacija leidžia patvirtinti, kaip apskaičiuojamas bruto darbo užmokestis ir darbo užmokestis, kokios išskaitos daromos kiekvienam į darbo užmokestį įtrauktam darbuotojui ir kokio dydžio išskaitymas. Darbo užmokesčio registras paprastai sudaromas kelių stulpelių formatu, todėl duomenis galima lengvai suprasti be didelių problemų.
Darbo užmokesčio registre įrašomi visi mokesčių atskaitymai, kurie daromi iš bruto darbo užmokesčio. Daugumoje šalių į registrą bus įtraukta federalinių mokesčių suma, išskaičiuojama iš darbo užmokesčio už tą laikotarpį. Jei atliekami kiti federaliniai atskaitymai, pvz., nacionalinės sveikatos sistemos ar tam tikros rūšies vyriausybės remiamos išėjimo į pensiją programos atveju, šie skaičiai taip pat pateikiami kaip eilutės elementai. Kai valstybinius ar vietinius mokesčius taip pat apskaičiuoja tos jurisdikcijos, darbdaviai paprastai išskaičiuoja tas sumas darbuotojo vardu ir tuos skaičius taip pat nurodo apskaitos darbo užmokesčio registre.
Kartu su mokesčiais darbo užmokesčio registre taip pat bus nurodyti visi kiti taikomi atskaitymai. Pavyzdžiui, jei darbuotojas dėl kokios nors priežasties yra areštuotas, ši suma nurodoma kaip išskaitymas iš bruto darbo užmokesčio. Tais atvejais, kai darbuotojas pasinaudoja tiesioginiu indėliu, kad dalį savo uždarbio įneštų į taupomąją sąskaitą, ši informacija taip pat bus rodoma. Jei darbuotojas gavo atlyginimo ar darbo užmokesčio avansą, kiekvienas šio avanso mokėjimas registre bus rodomas kaip išskaitymas.
Darbo užmokesčio registre taip pat bus rodomi eilutės punktai, tokie kaip atskaitymai įvairioms darbdavio siūlomoms išmokoms. Pavyzdžiui, jei darbdavys apdrausti sveikatos draudimą, kai darbuotojas sumoka tam tikrą įmokos procentą, to procento išskaitymas įrašomas į darbo užmokesčio registro formą. Panašiai, jei darbuotojas moka įmokas į bet kokios rūšies išėjimo į pensiją programą, kurią siūlo darbdavys, šie atskaitymai taip pat bus rodomi kaip dokumento eilutės elementai.
Šiandien apskaitos programinė įranga, kuri naudojama apdorojant darbo užmokestį, paprastai gali sugeneruoti darbo užmokesčio registrą, kai tik darbo užmokestis bus baigtas norimu laikotarpiu. Be to, programinė įranga leidžia generuoti bet kurio pageidaujamo laikotarpio registro ataskaitą. Tai reiškia, kad ataskaita gali apimti vieną mokėjimo laikotarpį arba vienodai lengvai kaupti duomenis apie visą mėnesį, ketvirtį, pusmetį ar metinį laikotarpį. Galimybė lengvai sukurti bet kokios trukmės registrą gali būti ypač naudinga atliekant auditą, taip pat kai pareigūnai nori atidžiai išnagrinėti išlaidas, susijusias su atlyginimais, atlyginimais ir išmokomis per ilgesnį laiką.