Darbo užmokesčio lapeliai paprastai pridedami prie darbo užmokesčio, apibendrinant dirbtas valandas, darbo užmokesčio normą ir visus išskaičiuotus mokesčius. Jie naudingi norint užtikrinti, kad atlyginimas būtų teisingai apskaičiuotas, sekti pajamas ir atskaitymus. Nors kiekvienos įmonės darbo užmokesčio sąrašai gali atrodyti skirtingai, jie turėtų turėti tą pačią pagrindinę informaciją. Tai turėtų tiksliai atspindėti, kiek išskaičiuojama iš darbo užmokesčio ir kodėl. Įprasti išskaitymai apima valstybinių ir federalinių mokesčių mokėjimus, Medicare ir socialinio draudimo įmokas (JAV) ir įmokas į draudimo planus arba sveikatos taupymo sąskaitas.
Darbo užmokesčio apskaitos žiniaraščiai taip pat gali pranešti apie turimą nedarbingumo laiką arba atostogų išmokas, kurios yra vertingos, nes leidžia darbuotojui stebėti turimą asmeninį ar ligos laiką. Juose taip pat paprastai yra pajamų sumos nuo metų iki datos žurnalas ir netgi gali būti nurodyti tokie dalykai kaip įmonėje dirbtas laikas arba dirbtos valandos per metus. Darbo užmokesčio sąraše taip pat bus nurodyta suma, kurią darbuotojas įmoka į pensijų planą, atitinkamas darbdavio įmokas, sveikatos taupymo sąskaitos įmokas ir draudimo įmokų atskaitymus.
Dėl to, kad darbo užmokesčio stulpeliuose yra tokia svarbi informacija apie darbuotojo statusą, darbo užmokesčio dydį ir atskaitymus, dažnai kyla vienas klausimas: kiek laiko juos reikia saugoti?
Daugeliu atvejų darbo užmokesčio išrašai turėtų būti saugomi tol, kol bus pateikta metinė mokesčių deklaracija. Nors darbdaviai turėtų pateikti darbuotojams paskutinę metų pabaigos ataskaitą iki sausio 31 d., norint tiksliai palyginti sumas, naudinga išsaugoti darbo užmokesčio sąrašus. Dauguma ekspertų rekomenduoja mokesčių apskaitą saugoti septynerius metus.
Svarbu užtikrinti, kad darbo užmokesčio lapeliai būtų tinkamai sunaikinami juos susmulkinant, nes juos galima lengvai panaudoti norint pavogti svarbią asmeninę informaciją, įskaitant tokius dalykus kaip socialinio draudimo numeris ir gimimo data.