Darbo užmokesčio valdymas yra procesas, kurį įmonės naudoja kompensuodamos darbuotojams už jų darbą. Šis procesas taip pat apima darbo užmokesčio mokesčių, tokių kaip pajamų, socialinio draudimo ir nedarbo, išskaitymą, taip pat areštus. Daugelis įmonių naudoja kompiuterizuotą verslo ar apskaitos programinės įrangos paketą, kad padėtų joms atlikti šią verslo funkciją. Darbo užmokesčio vadybininkai ir žmogiškųjų išteklių skyriaus tarnautojai paprastai tvarko darbuotojų bylas, kuriose įmonė turi rašytinius įrašus, patvirtinančius išskaitymus iš darbuotojo atlyginimo.
Įmonės paprastai kuria standartines darbo užmokesčio valdymo sistemas, siekdamos užtikrinti, kad visi darbuotojai užpildytų reikalingus dokumentus, reikalingus darbui įmonėje. Šioje informacijoje yra asmeninė informacija, susijusi su asmens tapatybės dokumentu, gyvenamąja vieta, patirtį patvirtinančiais dokumentais ir mokesčių dokumentais. Dokumentų tvarkymas gali būti susijęs su federalinėmis, valstijos ar vietos valdžios agentūromis. Įmonės privalo saugoti šiuos dokumentus savo darbo užmokesčio valdymo sistemoje visą darbuotojo darbo įmonėje laiką ir keletą metų po to, kai įmonė ar darbuotojas nutraukia darbo santykius.
Daugelyje verslo ir apskaitos programinės įrangos paketų ar taikomųjų programų yra darbo užmokesčio skaičiavimo moduliai, kuriuos įmonės gali naudoti tvarkydamos darbo užmokestį. Šie moduliai gali padėti automatizuoti sistemas, apskaičiuojančias darbo užmokesčio mokesčius ir atlyginimo priedus. Dauguma šiandien rinkoje esančių programinės įrangos paketų ir taikomųjų programų leidžia įmonėms atnaujinti savo darbo užmokesčio modulius kiekvieną kartą, kai keičiami darbo užmokesčio mokesčio įstatymai. Tai taupo įmonės laiką, ypač jei įmonė turi kelias nacionalines ar tarptautines vietas. Šie moduliai taip pat gali padėti įmonėms atskirti savo darbo užmokesčio valdymo sistemas pagal darbuotojų klasę, pvz., atlyginimų, valandinių ar kitų klasifikacijų.
Verslo savininkai turėtų pasikonsultuoti su advokatu, kad įsitikintų, jog jų darbo užmokesčio valdymo sistemos apima visus susijusius darbuotojų samdymo, darbo užmokesčio informacijos tvarkymo ir darbuotojų atleidimo dokumentus. Teisinis dokumentų tvarkymas, susijęs su darbo užmokesčio tvarkymu, gali greitai tapti varginantis ir pareikalauti daug laiko ir pastangų, kad būtų tvarkingas. Savininkai, kurie neatnaujina darbo užmokesčio apskaitos, gali susilaukti griežtų nuobaudų iš vyriausybinių agentūrų dėl informacijos apie darbo užmokestį. Tai ne tik gali kainuoti savininkams daug kapitalo, bet ir priversti bankrutuoti smulkesnes įmones.
Mažos įmonės arba savininkai, turintys mažai darbo užmokesčio apskaitos patirties, gali perduoti šį procesą trečiajai šaliai. Nors darbo užmokesčio apskaitos perdavimas visiškai neatleidžia įmonės atsakomybės, tai gali padėti savininkams nepildyti daugumos su darbo užmokesčiu susijusių dokumentų. Trečiųjų šalių tvarkytojai taip pat siūlo įmonėms galimybę atlikti potencialių darbuotojų biografijos ar kredito patikrinimus, o tai gali padėti apriboti arba uždrausti būsimas problemas, kylančias iš apgaulių ar nepatenkintų darbuotojų.