Darbo žinios – tai darbui būdingų pareigų visumos supratimas, taip pat nuolatinis gebėjimas neatsilikti nuo darbo funkcijų pokyčių. Organizacijos ar įmonės darbuotojų kolektyvinės darbo žinios yra didžiulės vertės žmogiškųjų išteklių turtas rinkoje. Kartais vadinamas „intelektualiuoju kapitalu“, darbuotojo žinios apie konkretų darbą turėtų labai atitikti faktinius reikalingus darbo rezultatus.
Reguliarus darbo žinių įvertinimas organizacijoje yra naudingas našumui. Darbo pareigos laikui bėgant gali keistis laipsniškai, nes naujos procedūros ir technologijos integruojamos į tam tikros darbo pozicijos darbo eigą. Žmogiškųjų išteklių valdymas gali nežinoti, kad įvyko apibrėžtų pareigų ir užduočių nukrypimas. Formalus tų pokyčių, vykstančių kiekvienoje darbo vietoje, stebėjimas yra būtina optimalaus darbo jėgos valdymo dalis. Vadovai, kurie stebi darbo žinių kokybę ir tikslumą, taip pat turi tvirtą pagrindą, kuriuo remiantis galima teisingai įvertinti darbo rezultatus, palyginti su įmonės etalonais.
Vertinant darbuotojo darbo žinias, siekiama įvertinti, kiek esamas pareigybės aprašymas atitinka darbuotojui pavestas užduotis. Jei yra didelis neatitikimas tarp veiklos lūkesčių ir faktinių pareigų bei atliekamų užduočių, vadovai arba žmogiškųjų išteklių personalas greičiausiai ištirs skirtumo priežastį. Jie gali imtis taisomųjų priemonių, kurios gali apimti papildomus mokymus, užduočių perskirstymą, pareigybės aprašymo performulavimą arba pareigų ar darbuotojo atleidimą, arba abu.
Kartais vadovybė gali būti suvaržyta laisvai iš naujo apibrėžti darbo poziciją arba pakeisti darbuotoją dėl galiojančių sutarčių, sudarytų su organizuotomis profesinėmis sąjungomis, nuostatų arba vyriausybinių nuostatų. Jei darbuotojui taikoma kolektyvinė sutartis su profesine sąjunga, darbo aprašymų ir faktinių darbo funkcijų neatitikimas gali lemti sąjungos veiksmus, reikalaudama, kad neatitikimas būtų ištaisytas. Pavyzdžiui, jei darbuotojas yra atsakingas už patikrinimus, susijusius su kopėčiomis arba pavojingų medžiagų tvarkymu, specialioms darbo žinioms gali būti taikomos saugos taisyklės. Įmonė negali teisiškai laisvai prašyti kito darbuotojo užpildyti tą darbuotoją.
Darbo žinių mokymą taip pat gali įpareigoti ir reguliuoti vyriausybinės institucijos. Jei darbuotojas prisiima atsakomybę atlikti užduotį, kuriai gali būti taikomos vyriausybės nustatytos saugos taisyklės, tačiau jis taip pat neturi tose taisyklėse reikalaujamo sertifikavimo arba mokymo, darbdaviui gali būti skirtos baudos ar kitos nuobaudos. Daugelis mano, kad etinė verslo pareiga yra sąžiningai ir tiksliai suderinti darbo aprašymą su reikalingomis darbo žiniomis.