Darbuotojų išlaidos – tai išlaidos, susijusios su darbdaviui atliekamomis užduotimis. Darbdaviai paprastai sudaro leistinų išlaidų, kurias jie nori kompensuoti darbuotojams, sąrašą. Į tokį sąrašą gali būti įtrauktos išlaidos, susijusios su verslo kelionėmis, maitinimu, nakvyne, telefono skambučiais, internetu ir biuro reikmenimis. Kai kurie darbdaviai tokioms išlaidoms padengti išduoda įmonės kreditines korteles, kiti tikisi, kad darbuotojai padengs išlaidas ir paprašys kompensacijos.
Leidžiamos darbuotojų išlaidos paprastai skiriasi priklausomai nuo darbdavio. Dauguma įmonių ir organizacijų turi aiškiai apibrėžtą leistinų išlaidų sąrašą. Viena įmonė gali padengti darbuotojo mobiliojo telefono sąskaitą, jei dauguma jo skambučių yra susiję su verslu. Kita įmonė gali neleisti mokėti mobiliojo telefono, reikalaudama, kad darbuotojai skambintų iš įmonės biuro.
Darbuotojų išlaidų rūšys, kurias dažniausiai padengia įmonės, yra susijusios su verslo kelionėmis, verslo maitinimu ir biuro reikmenimis. Teisėtos išlaidos gali apimti lėktuvo bilietus į nacionalinį verslo susitikimą, restorano sąskaitą už susitikimą su potencialiu klientu arba spausdintuvo kasetę, reikalingą įmonės mokymo vadovams spausdinti. Visais atvejais išlaidos turi būti pagrįstos ir susijusios su darbo ir įmonės tikslų siekimu.
Darbuotojai, dirbantys namuose, gali turėti papildomų darbuotojų išlaidų. Kai darbuotojai dirba nuotoliniu būdu, darbdaviai sutaupo biuro patalpų ir komunalinių paslaugų išlaidas. Tokiais atvejais darbdaviai dažnai apskaičiuoja papildomas išlaidas. Nuotolinio darbo išlaidų pavyzdžiai gali būti interneto išlaidos, su kompiuteriu ir spausdintuvu susijusios išlaidos ir telefono sąskaitos. Darbdaviai gali reikalauti, kad darbuotojai naudotųsi šiomis paslaugomis ir daiktais tik verslo reikmėms.
Darbdaviai paprastai tikisi, kad darbuotojai stebės savo darbuotojų išlaidas už įmonės aplinkos ribų. Paprastai jie pateikia išlaidų formas, kurias reikia užpildyti ir pateikti pagal nustatytą mokėjimo grafiką. Daugeliu atvejų originalūs kvitai turi būti pateikiami kartu su išlaidų formomis, kad būtų pateikti atsarginiai patirtų išlaidų dokumentai. Darbuotojų išlaidų kompensavimas nėra apmokestinamas ir paprastai mokamas atskirai nuo darbuotojų darbo užmokesčio čekių.
Kai kuriais atvejais, norint užpildyti darbuotojų išlaidų formą, reikės daug detalių ir dėmesio. Kai kurie darbdaviai reikalauja tikslios apskaitos, kai išlaidos dalijamos verslui ir asmeniniam naudojimui. Pavyzdžiui, darbuotojas gali išsinuomoti automobilį komandiruotėje ir savaitę vairuoti automobilį verslo reikmėms bei praleisti papildomas kelias dienas, naudodamas automobilį tik šeimos lankymui. Pateikdamas kompensaciją iš automobilio nuomos sąskaitos jo gali tekti atimti asmenines dienas.