Diktavimo aparatas yra garso įrašymo įrenginys, naudojamas tiksliai įrašyti ir išsaugoti kalbą. Versle dažnai naudojami diktavimo aparatai yra alternatyvus užrašų darymo būdas, kuriam reikia tik nedidelės įrangos. Pažangios technologijos leido patobulinti dviejų pagrindinių tipų diktavimo aparatus: mikrojuostos ir skaitmeninį. Kai kuriuose aukščiausios klasės modeliuose yra papildomų funkcijų, pvz., triukšmo mažinimo, gali padėti pagerinti įrašymo kokybę ir efektyviau naudoti įrenginį.
Diktavimo aparatui yra daug įvairių programų. Advokatai, medicinos specialistai ir verslo darbuotojai gali juos naudoti norėdami įrašyti pastabas apie bylą ar projektą, tada perduoti įrašus padėjėjui ar sekretorei, kad jie perrašytų. Kai kurie žurnalistai nori naudoti diktanto mašiną, kad tiksliai fiksuotų interviu, nes įrenginiai yra nešiojami ir mažiau invaziniai nei vaizdo registratorius. Studentai dažnai naudoja įrašymo įrenginius, kad fiksuotų paskaitas, kad būtų lengviau peržiūrėti, o ne bando suprasti paskubomis užrašytus užrašus. Scenaristai ir novelistai taip pat gali pageidauti naudoti įrašymo įrenginį kurdami dialogą, kad padėtų palaikyti greitą pokalbių srautą tarp veikėjų, kurie gali sulėtėti dėl spausdinimo.
Mikrojuostos ir skaitmeninės mašinos gali būti naudojamos bet kokio tipo vokalo įrašymui, tačiau duomenims išsaugoti naudojami skirtingi saugojimo būdai. Mikrojuostos diktavimo aparatas yra labiau tradicinė analoginė versija, kuri įrašo duomenis į mažą garso kasetę ir sukuria popierinę kopiją. Skaitmeninės mašinos, sukurtos XX amžiaus pabaigoje, naudoja vidinius arba išimamus standžiuosius diskus, kad sukurtų skaitmeninę duomenų kopiją. Skaitmeninis diktanto aparatas leidžia duomenis saugoti originaliame diske arba perkelti į kompiuterį nuolatiniam saugojimui, kompaktinių diskų versijų kūrimui ir kopijavimui.
Be pagrindinės įrašymo funkcijos, šiuolaikinis diktavimo aparatas gali turėti daug funkcijų, kurios padeda pagerinti jo galimybes. Kai kurie modeliai gali pajusti sustojimą arba tylą ir nustos įrašinėti tuo metu, kad pailgintų baterijos veikimo laiką ir sutaupytų duomenų saugojimo vietos. Naudotojai taip pat gali pažymėti tam tikras įrašo vietas, kad klausydamiesi galėtų pereiti prie konkrečių dalių. Triukšmo mažinimo ir garso tobulinimo funkcijos padeda sukurti geresnį įrašą, kurį atkuriant lengviau suprasti.
Viena populiari kai kurių šiuolaikinių diktavimo mašinų savybė yra automatinė transkripcija. Nors ši technologija vis dar nėra visiškai ištobulinta, kai kuriems įrašymo įrenginiams ar susijusiai programinei įrangai leidžiama sukurti rašytinę įrašo transkripciją, kai jis grojamas. Ši funkcija gali būti labai naudinga klausos negalią turintiems vartotojams, be to, gali sutaupyti valandų rankinio perrašymo.