Projektavimo specifikacija yra išsamus dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie projekto ypatybes, siekiant nustatyti kriterijus, kuriuos kūrėjai turės atitikti. Projektavimo specifikacijos naudojamos viskam – nuo naujo kosminio laivo planų sudarymo iki pieštuko laikiklio dizaino problemų sprendimo. Šiame dokumente pateikiamos gairės kūrimo komandai, taip pat leidžia klientui aiškiai prisidėti prie projektavimo proceso. Iš pradžių aiškiai nustačius lūkesčius, galima pašalinti abiejų pusių painiavą.
Vienoje projekto specifikacijos dalyje aptariamas numatomas naudojimas ir to naudojimo pobūdis. Pavyzdžiui, naujoje greitkelio atkarpoje dirbantys kūrėjai, remdamiesi preliminariais tyrimais, aptartų, kur kelias drieksis, kiek jame eismo juostų ir kiek automobilių turėtų pamatyti per dieną. Šiame projektavimo specifikacijos skyriuje turėtų būti aiškus projekto tikslas, kad būtų pašalintos projektavimo problemos, pvz., nepasirengimas numatomam naudojimui.
Projektavimo specifikacijoje taip pat bus pateiktas išsamus specifikacijų aprašymas, įskaitant matmenis, svorį, bendrą kainą ir kt. Jame turėtų būti aptariami pakrauti ir tušti svoriai, taip pat bet kokios kitos aktualios temos. Kuo daugiau informacijos, tuo lengviau kūrimo komandai bus pateikti būtent tai, ko nori klientas. Ginčo atveju taip pat gali būti svarbios detalės; Pavyzdžiui, jei įmonė užsisako konkretaus dydžio knygų lentynas, o gatavas produktas netinkamas, ji gali nurodyti dizaino specifikacijos eilutę ir paprašyti, kad lentynos būtų pagamintos iš naujo.
Šis dokumentas sukuria naudingą rubriką našumui įvertinti. Pristatymo metu klientas ir kūrimo komanda gali peržiūrėti dokumentą kaip kontrolinį sąrašą, kad įsitikintų, jog laikomasi visų kriterijų. Jei komanda negali išspręsti konkrečios specifikacijos, ji turi pateikti informaciją apie tai, kodėl, ir turėtų susisiekti su klientu kūrimo metu, kad aptartų situaciją ir pasikalbėtų apie įvairias jos sprendimo galimybes. Pavyzdžiui, jei automobilyje neįmanoma sutalpinti šešių sėdynių, problema gali išspręsti bagažinės perkėlimą.
Abi šalys turėtų labai atidžiai perskaityti projektavimo specifikaciją prieš suteikdamos leidimą kitam kūrimo žingsniui. Klientai turi jį perskaityti, kad pamatytų, ar pateikiamos jų norimos savybės. Jei kažko trūksta arba jis neatitinka norimų kriterijų, jie turėtų prašyti pataisyti. Kūrimo komandos perskaito dokumentus, kad suplanuotų kūrimo procesą, ir, jei nustato kažką, kas, jų nuomone, nebus įmanoma arba dėl ko gali kilti konfliktas, jos turėtų tai aptarti prieš priimdamos sutartį.