Dokumentų transkripcija konvertuoja popierinius dokumentus į redaguojamą skaitmeninį formatą. Tai gali būti padaryta dėl skaitomumo, konvertavimo į skaitmeninius failus ar dėl įvairių kitų priežasčių. Įmonės gali atlikti šią užduotį už tam tikrą mokestį arba įmonės gali tvarkyti savo transkripcijos poreikius viduje. Tam tikrų tipų dokumentus konvertavimo procese gali prireikti specialiai tvarkyti dėl dokumento neskelbtino pobūdžio arba amžiaus. Tokiais atvejais gali prireikti naudotis specialia paslauga.
Šis procesas gali būti atliktas keliais būdais. Kai kurios įmonės nuskaito dokumentus ir naudoja programą, kad konvertuotų spausdintą informaciją į redaguojamą skaitmeninę formą. Technikas peržiūri mašinos transkripciją, kad ištaisytų visas klaidas. Tai gali būti simbolių keitimas arba keitimai, pakeisti laukai ir kitos galimos problemos. Kompiuterinė programa gali pasimokyti iš pataisymų ir pritaikyti tai būsimoms dokumentų transkripcijos užduotims, kad sumažintų klaidų dažnį.
Kitas variantas yra rankinė transkripcija, kai mašinistas dirba iš originalaus dokumento arba aukštos kokybės faksimilės, kad sukurtų naują skaitmeninę kopiją. Tai gali prireikti, kai dokumentuose yra ankšta arba neįprasta rašysena, dėl kurios gali kilti problemų kompiuteryje, arba specialiųjų simbolių, kurie nėra dažnai naudojami. Pavyzdžiui, istoriniuose dokumentuose anglų kalba gali būti keletas šiuolaikinėje anglų kalboje nevartojamų simbolių, kuriuos kompiuteris galėtų sunkiai interpretuoti.
Istoriniams dokumentams gali prireikti ypatingos priežiūros, nes transkribuotojai nori nepažeisti originalo. Atliekant nuskaitymą ir panašią veiklą popierius gali būti veikiamas ultravioletinių spindulių, todėl turi būti atliekamas atsargiai, kad būtų išsaugotas originalo vientisumas. Transkripcijos kūrėjai taip pat turi išlaikyti švarias rankas ir dirbdami su medžiaga gali mūvėti pirštines. Skaitmeninimas per dokumentų transkripciją gali padaryti istorinius įrašus labiau prieinamus tyrinėtojams ir plačiajai visuomenei; objektas, pavyzdžiui, galėtų į savo svetainę įkelti istorinius laiškus, kad galėtų juos perskaityti visi norintys.
Vyriausybiniams dokumentams gali būti taikomas dokumentų perrašas. Tai gali apimti istorinius įrašus, pvz., senus surašymo duomenis, taip pat naujesnius dokumentus, kurių nėra suskaitmeninta forma. Dėl informacijos jautrumo gali prireikti pasitelkti sertifikuotą transkripcijos meistrą, kad dokumentai nebūtų keičiami juos įvedant skaitmenine forma. Žmonės, kurie planuoja naudoti suskaitmenintus dokumentus iš savo gimtosios šalies tokiai veiklai kaip pilietybės prašymai, gali paklausti vyriausybės pareigūno apie veiksmus, kurių reikia imtis norint patvirtinti dokumento transkripciją.