Dokumentų vaizdavimas šiandien yra esminis verslo elementas. Kaip priemonė elektroninėms svarbių popierių, diagramų ir paveikslėlių kopijoms kurti, dokumentų vaizdavimas padeda užtikrinti, kad verslo popierius būtų galima saugiai išsaugoti ir archyvuoti. Čia pateikiami pagrindai, susiję su dokumentų vaizdavimu, įskaitant išsaugotų vaizdų saugojimą ir platinimą.
Popierinių dokumentų vaizdavimas yra labai paprastas. Tereikia kokybiško skaitytuvo, USB kabelio skaitytuvui prijungti prie kompiuterio, o tada nuskaitymo programinė įranga, kuri leis įrašytą vaizdą pavadinti ir išsaugoti. Nors anksčiau dokumentų skaitytuvai buvo šiek tiek brangūs, šiandien galima įsigyti geros kokybės įrenginių už labai priimtiną kainą. Tai leidžia kurti dokumentus tiek įmonėms, tiek namuose.
Kai programinė įranga bus įkelta į standųjį diską ir sistema atpažins skaitytuvą, tiesiog padėkite dokumentą puse žemyn į skaitytuvo ekraną ir paspauskite pradžios klavišą, kad pradėtumėte nuskaitymą. Dirbdamas panašiai kaip kopijavimo aparatas, skaitytuvas sukurs dokumento vaizdą, dirbdamas nuo vieno galo iki kito. Kai puslapis bus baigtas, programine įranga bus galima pavadinti nuskaitytą dokumentą ir išsaugoti jį kompiuterio standžiajame diske. Arba nuskaitytą dokumentą galima įkelti į CDR arba įkelti į serverį saugojimui ir nuskaitymui.
Dokumentų nuskaitymo privalumai yra gausūs. Viena – vertingų dokumentų elektroninės kopijos sukūrimas užtikrina, kad net ir pametus originalą, jį bus galima atkurti atsispausdinus elektroninę kopiją. Antra, vertingus praėjusių metų archyvus galima užfiksuoti ir išsaugoti, nes dokumento atvaizdavimas sukuria kopiją, kuri laikui bėgant neišbluks, nepagels ir netaps trapi. Galiausiai, dokumentų vaizdavimas leidžia labai lengvai dalytis popierinių dokumentų kopijomis su atokiomis vietomis.
Pavyzdžiui, jei pardavėjas yra už šalies ribų ir jam reikia pamatyti kliento sutarties kopiją, nereikia kaupti išlaidų, susijusių su popierinės kopijos darymu ir siuntimu per kurjerių tarnybą. Vietoj to, nuskaitytas dokumentas gali būti tiesiog išsiųstas el. paštu arba patalpintas į tinklą, kurį gali pasiekti partneris. Tai, kas anksčiau užtrukdavo kelias dienas, dabar užtrunka vos kelias minutes, kad būtų galima atlikti dokumentų vaizdavimą.
Dokumentų atvaizdavimas pakeitė daugelio įmonių svarbių dokumentų saugojimo būdą, be to, prireikus buvo daug lengviau gauti duomenis. Nesvarbu, ar dokumentus sudaro paveikslai, sutartys ar pastato schemos, svarbių dokumentų vaizdai išsaugomi ir pasiekiami, kai tik jų reikia.