Įmonėms ir kitoms organizacijoms, taip pat asmenims, kurie tvarko daug informacijos, reikalingos dokumentų valdymo sistemos, skirtos šiai informacijai kaupti, apsaugoti, nuskaityti ir dalytis. Dokumentų valdymas – tai organizuota sistema, kuri metodiškai apdoroja, saugo ir atkuria dokumentus bei juose esančius duomenis. Spausdintinės kopijos ar popierinių dokumentų atveju procesas gali būti tiesiog vadinamas rinkmenų sistema.
Dokumentų valdymas yra šiuolaikiškesnė versija, kuri paprastai apima elektroninį dokumentų ir kitų failų gaminimą, saugojimą ir gavimą, suteikiant saugią prieigą tiems, kurie turi leidimą. Be įprastų dokumentų, tokių kaip tekstiniai failai arba nuskaitytos popierinių dokumentų kopijos, dokumentų valdymas taip pat gali apimti garso ir vaizdo failus, el. laiškus, faksogramas, ataskaitas, nuotraukas, šriftus, grafiką ir kitus vaizdus.
Dokumentų valdymo programinė įranga buvo sukurta siekiant įdiegti „be popieriaus“ biurus. Suvokus, kad šio verslo modelio neįmanoma tobulinti, naujesni modeliai pradėjo integruoti tiek popierinių, tiek elektroninių dokumentų valdymą. Kadangi organizacijos turi įvairių poreikių, dokumentų valdymo sistemos yra specialiai sukurtos tam, kad būtų galima spręsti tam tikrus informacijos rūšiavimo ir valdymo aspektus.
Vienas iš pavyzdžių yra bankų pramonė. Šiomis dienomis užuot siuntę atšauktus čekius kartu su banko ataskaitomis, bankai daro miniatiūrines skaitmenines čekių kopijas ir prireikus jas atspausdina. Bankas taip pat saugo kopiją savo apskaitai. Tikrieji čekiai gali būti sunaikinti arba saugomi saugioje vietoje, kad būtų sukurtos atsarginės kopijos, jei sugestų kompiuteris arba būtų sugadinti duomenys.
Kitas geras pavyzdys – reklamos agentūros. Užuot naudoję aukščiausios kokybės erdvę siužetinėms lentelėms ir pristatymų medžiagoms laikyti, šiuos elementus galima paversti skaitmeniniais duomenimis. Visą reklaminę kampaniją galima paversti keliais kompiuteryje saugomais failais ar aplankais, kuriuos vėliau galima pasiekti, platinti ar atsispausdinti pagal poreikį.
Dokumentų valdymas gali efektyviai supaprastinti bet kokią biuro aplinką. Klasifikuodamas ir patogiai saugodamas informaciją bei padarydamas ją lengvai prieinamą, šis procesas padeda darbuotojams dirbti efektyviau. Tvarkant dokumentus sutaupoma ne tik vietos ir laiko, bet ir pinigų. Kadangi jis yra daug efektyvesnis nei įprastos rinkmenų sistemos, jis taip pat gali sumažinti įtampą darbo vietoje.