Dokumentų valdymo procesas yra sistema, kurioje dokumentai yra tvarkomi ir saugomi, kad būtų galima pasinaudoti ateityje. Šis procesas gali būti elementarus, pvz., kai kas nors deda kvitus į batų dėžę mažai organizuotai arba visai neorganizuodamas. Procesas taip pat gali būti labai sudėtingas, pavyzdžiui, kai korporacija sukūrė sudėtingą skaitytuvų rinkinį, skirtą rinkti, tvarkyti ir saugoti informaciją, gautą iš iš anksto sukurtų formų, kurioms priskiriami nuorodos numeriai prieš kataloguojant ir archyvuojant sandėliuose. Bet kuriuo atveju pagrindiniai dokumentų valdymo elementai buvo priimti.
Apskritai dokumentų valdyme laikomasi nuostatos, kad dokumentus reikia rinkti, užsakyti ir archyvuoti pagal tam tikro tipo planą bendram tikslui. Daugeliu atvejų dokumentų valdymas naudojamas todėl, kad asmuo ar įmonė planuoja naudoti dokumentuose esančią informaciją arba turi atsižvelgti į būsimą poreikį. Tuose dokumentuose esanti informacija paprastai gali būti suvienodinta arba sugrupuota pagal tam tikrą poreikį ar tikslą, pvz., apskaitą, istoriją ar atitiktį reikalavimams.
Nedideliu mastu bet kuris individualus mokesčių mokėtojas taiko dokumentų valdymo procesą, tvarkydamas mokesčių dokumentus metiniam pildymui. Paprastai metams reikalingi dokumentai bus sugrupuoti į vieną, lengvai randamą vietą, pavyzdžiui, aplanką kartotekoje. Dokumentų, pvz., kvitų, sąskaitų, įmokų ir mokesčių formų, vientisumą sudaro bendras reikalavimas užpildyti metinę mokesčių formą ir turėti reikiamus dokumentus, patvirtinančius mokesčių formos įrašus. Pateikus deklaraciją ir pridedant patvirtinamuosius dokumentus, gautas informacijos ir dokumentų pluoštas dažnai dedamas prie ankstesnių metų mokesčių deklaracijų, išdėstytų pagal metus. Tai yra pagrindinė dokumentų valdymo forma.
Dokumentų valdymas taip pat gali būti sudėtingas, sudėtingas, daugiapakopis ir brangus. Ypač didelėse įmonėse, kurios renka informaciją apie vartotojus, labai svarbus veiksmingas dokumentų valdymas. Pavyzdžiui, finansų įstaigoje investuotojas dažnai yra visiškai įtrauktas, prieš investuodama sutvarko griežtus dokumentus. Reguliavimo institucijos gali reikalauti, kad institucija ne tik rinktų konkrečią informaciją iš kliento, bet ir tam tikru būdu sutvarkytų informaciją bei tam tikrą laikotarpį saugotų dokumentaciją prieinamu formatu. Atitinkamai ši institucija gali taikyti sudėtingą dokumentų valdymo procesą.
Tokiame pavyzdyje, kai įmonė gauna pradinius dokumentus, popierinė forma gali būti nuskaityta į skaitmeninį vaizdą ir išsiųsta į kompiuterinių duomenų bazių tinklą informacijai rinkti ir tvarkyti. Tada popierinei kopijai gali būti suteiktas nuorodos numeris, ji įdedama į dėžutę pagal datos ir laiko žymą ir nusiunčiama į sandėlį, kuriame taikomas atskiras dokumentų valdymo procesas. Jei popierinės kopijos reikia norint išsiaiškinti ginčą arba įvykdyti teisės aktų reikalavimus, ją galima lengvai gauti iš didžiulio panašių dokumentų archyvo.