Terminas „duomenų telkinys“ reiškia susijusį reikšmių rinkinį, gautą iš centralizuotos duomenų bazės. Duomenys gali būti bet kokie – nuo tiekimo grandinės informacijos iki darbuotojų įrašų. Duomenys gali būti generuojami automatiškai arba rankiniu būdu analizei naudojant visą duomenų rinkinį arba reikšmių poaibį. Duomenų bazės programinė įranga skirta atlikti įvairias su duomenų telkiniais susijusias funkcijas, įskaitant informacijos sinchronizavimą ir tikrinimą.
Paprasčiausia prasme bet koks analizės tikslais surinktų duomenų rinkinys yra duomenų rinkinys. Duomenų rinkimo metodas gali turėti įtakos reikšmių tikslumui telkinyje, taigi ir analizės rezultatui. Jei duomenų rinkinys yra paprasto kiekybinio eksperimento, kuriame nėra didelio duomenų rinkinio, dalis, rankinis duomenų rinkimas gali būti pakankamai patikimas. Priešingai, jei duomenų rinkinys yra didelis, automatinis duomenų rinkimo procesas bus tiksliausias ir tiksliausias.
Duomenų rinkinyje esančių verčių tikslumas ir tikslumas visada yra svarbus, bet gali būti būtinas kai kurioms pramonės šakoms, kurios priklauso nuo priežiūros grandinės stebėjimo tiekimo grandinėje. Pasaulinis duomenų sinchronizavimo tinklas (GSDN) sertifikuoja duomenų telkinius ir palengvina duomenų sinchronizavimo procesą, atlikdamas metinį visų GDSN sertifikuotų duomenų telkinių auditą. Tiekimo grandinės duomenys, fiksuojami GDSN sertifikuotų duomenų telkinyje, yra susieti su pasauliniu vietos numeriu (GLN) ir pasauliniu prekybos elemento numeriu (GLIT). Šie du numeriai naudojami atitinkamoms prekybos vietoms ir susijusioms prekėms identifikuoti, kai prekė eina tiekimo grandine nuo gamintojo iki vartotojo.
Kitais atvejais duomenų telkinius automatiškai pasiekia duomenų bazės programinė įranga, kai kompiuteris paleidžiamas arba vyksta diegimo ar atnaujinimo procesas. Šie procesai apima informacijos perdavimą ir tikrinimą tarp duomenų bazių. Perduodama ir tikrinama informacija yra duomenų telkinys. Jei proceso metu įvyksta duomenų telkinio klaida, gali kilti problemų dėl duomenų, pvz., sugadintas įkrovos failas, neteisingi standžiojo disko nustatymai arba sugedęs standusis diskas.
Pasirinktinei duomenų bazei, kurioje yra darbuotojų įrašai arba istoriniai temperatūros duomenys, prieiga prie duomenų telkinio gali būti privati arba bendrinama. Privataus baseino negali matyti ar pasiekti niekas kitas, išskyrus administratorių. Bendrinamą telkinį gali pasiekti kiti, galintys pridėti, redaguoti arba pašalinti reikšmes. Duomenys gali būti įvedami automatiškai, rankiniu būdu ir importuojami arba eksportuojami iš skaičiuoklės. Žiniatinklio telkinį paprastai valdo administratorius, tačiau jis bendrinamas, kad prisijungę vartotojai galėtų peržiūrėti ir eksportuoti duomenis įvairiais tikslais.