Duomenų bazių projektavimo programinė įranga yra taikomoji programa, leidžianti galutiniam vartotojui sukurti pasirinktinę duomenų bazę pagal jo konkrečius poreikius. Duomenų bazė yra informacijos arba įrašų rinkinys, suskirstytas į kategorijas taip, kad būtų galima lengvai ją gauti. Telefonų knyga yra paprasta duomenų bazė, kurioje pagrindiniai duomenys, kuriuos sudaro vardas, adresas ir telefono numeris, paprastai yra suskirstyti arba surūšiuoti pagal pavardę.
Kompiuterinėje duomenų bazėje informacija saugoma lentelės formatu, kurioje kiekviena lentelė nurodo konkretų elementą, kurį reikia saugoti ir gauti, pvz., klientus, sąskaitas faktūras ar mokėjimus. Laukai, kurie yra laikini informacijos vietos rezervatoriai, lentelės stulpeliuose paprastai išdėstomi atskirai. Kiekviena atskira tokios lentelės eilutė yra unikalus ir individualus įrašas, kuriame yra visa esminė identifikavimo informacija, saugoma kiekviename iš įvairių laukų. Pavyzdžiui, kontaktų duomenų bazėje, kurioje saugoma informacija apie žmones, laukuose gali būti pagrindinė informacija apie kiekvieną atskirą kontaktą, pvz., vardas, telefono numeris ir darbo bei namų adresai.
Daugelyje populiarių duomenų bazių programų, tokių kaip el. pašto ir kontaktų programos, yra iš anksto nustatyti laukai, į kuriuos vartotojas gali įvesti reikiamą informaciją. Paprastai su šiomis supakuotomis vartotojų programomis pateiktų laukų keisti ar keisti negalima. Duomenų bazių projektavimo programinė įranga skiriasi nuo šių įprastų programų tuo, kad vartotojas gali sukurti konkrečius laukus, atitinkančius jo poreikius, ir juos sutvarkyti arba įtraukti į bendrą duomenų bazę.
Duomenų bazių projektavimo programinė įranga leidžia asmenims, sukuriant atitinkamą skaičių lentelių, apibrėžti objektus ar kategorijas, kuriuos reikia sekti. Dauguma šios programinės įrangos leidžia vartotojams nustatyti ryšius tarp įvairių lentelių arba informacijos kategorijų. Užmezgus ryšį arba bendrą ryšį tarp lentelių, informacija iš vienos lentelės gali būti rodoma kitoje susijusioje lentelėje. Ši funkcija dažnai padeda sumažinti perteklinį duomenų įvedimą.
Daugelis duomenų bazių projektavimo programinės įrangos suteikia vartotojui lankstumo kuriant pritaikytą grafinę sąsają. Konkretūs vartotojo nurodyti laukai gali būti dedami į įvairius ekranus arba išdėstymus bet kokiu vartotojo pasirinktu būdu, kad atitiktų jo konkrečius poreikius. Tai leidžia jam peržiūrėti saugomus duomenis įvairiais naudingais ir prasmingais būdais.
Duomenų bazės projektavimo programinės įrangos suteikiamas lankstumas leidžia vartotojams kurti ir generuoti pritaikytas ataskaitas informacijos analizei. Programinė įranga taip pat leidžia vartotojui suskirstyti į kategorijas ir lengvai grupuoti saugomus duomenis pagal bet kurį lauką, kad būtų galima apibendrinti informaciją ir lengvai pastebėti bet kokias tendencijas. Pavyzdžiui, vidurinės mokyklos testų rezultatus galima stebėti pagal mokinių pažymius, klasės mokytoją ir mokinių lytį.