Duomenų efektyvumas – tai procesas, kurio metu duomenis lengviau naudoti, valdyti ir pasiekti. Paprastai tai rūpi didesnio masto įmonėms, kurių platūs tinklai ir įrašai gali lengvai paversti konkretaus duomenų rinkinio ir panaudojimo procesą, panašų į adatos radimą šieno kupetoje. Nors duomenų efektyvumas daugiausia susijęs su konfigūracija ir sąranka – kitaip tariant, duomenų išdėstymas taip, kad būtų lengviau juos rasti ir gauti, jis taip pat turi reikšmingą aparatinės įrangos komponentą. Dėl pasenusios ir neefektyvios aparatinės įrangos duomenų ištraukimo iš standžiojo disko ar tinklo procesas gali būti daug sudėtingesnis nei reikia. Dėl šios priežasties duomenų efektyvumas yra kompromisas; reikia rasti tinkamą sąnaudų ir efektyvumo pusiausvyrą.
Vieta, kurioje saugomi duomenys, labai priklauso nuo jos bendro efektyvumo. Nors kietojo kūno standieji diskai dažnai yra labiausiai reaguojančios vietos duomenims saugoti, nes jie gali sukurti ir atidaryti prašomus failus greičiau nei dauguma kitų laikmenų, jų kaina už gigabaitą yra gana didelė. Senesnės laikmenos, tokios kaip juostiniai atsarginių kopijų įrenginiai, yra gana nebrangios už gigabaitą saugyklos, tačiau kompromisas yra tas, kad jų prieigos greitis yra gana lėtas. Šis išlaidų ir naudos kompromisas yra efektyvių saugojimo sistemų kūrimo esmė.
Duomenų efektyvumu siekiama, kad dažniausiai naudojami duomenys tinkle būtų lengviau pasiekiami, dedant juos į brangius, didelės galios saugojimo įrenginius, o senesnius archyvo duomenis perkeliant į lėtesnes ir pigesnes alternatyvas. Taip elgdamiesi tinkle dirbantys asmenys turi greitesnę prieigą prie gyvybiškai svarbių duomenų, nesugadindami organizacijos išteklių ir biudžeto. Kiti būdai, padedantys efektyvinti duomenų saugojimą, apima duomenų glaudinimą, kuris yra failų sumažinimo iki mažiausio įmanomo dydžio procesas, ir dubliavimo panaikinimą, kai naudojami programinės įrangos algoritmai, siekiant pašalinti pasikartojančius failus iš tinklo.
Suspaudimas ir dubliavimo panaikinimas gali atlaisvinti vertingos vietos tinkle ir dar labiau padidinti efektyvumą. Kaip ir žmonėms, kompiuteriams daug lengviau atlikti paiešką, kai ieškomų failų skaičius yra palyginti mažas, o vidutinis failų dydis atitinkamai nedidelis. Reguliariai naikinant nereikalingus failus ir pašalinant perteklinę erdvę pačiuose failuose, tinklo duomenų efektyvumas dar labiau padidinamas.