Duomenų klasifikavimą sudaro organizacijos duomenų išteklių analizė ir skirstymas į kategorijas, siekiant nustatyti tinkamą prieigą, saugojimą ir saugojimą. Tai platesnės duomenų valdymo srities disciplina. Be to, tai yra informacijos gyvavimo ciklo valdymo (ILM) dalis.
Duomenų klasifikavimas, kaip ILM dalis, padeda organizacijai suprasti įvairius jos duomenų aspektus, įskaitant saugumą, teisinius ir atitikties reikalavimus, verslo svarbą, prieinamumo poreikius ir esamą vietą. Supratus įvairius duomenų aspektus, galima įgyvendinti jų saugumo ir saugojimo politiką. Klasifikavimo projektą turėtų vykdyti verslo procesų savininkai ir teisiniai bei atitikties atstovai, bendradarbiaudami su informacinių technologijų (IT) skyriumi. Nors yra programinės įrangos įrankių, padedančių rinkti ir analizuoti, duomenų klasifikavimo procesas pirmiausia yra rankinis ir gali užtrukti.
Duomenys laikomi vienu iš dviejų tipų: struktūrizuoti arba nestruktūruoti. Struktūrizuoti duomenys dažniausiai randami duomenų bazėse. Dažnai tai yra konkrečios organizacijos informacija, pvz., darbuotojų, klientų ir produktų įrašai. Paprastai informacija negali būti pasiekiama tiesiogiai, tačiau ji turi būti pasiekiama per programų programavimo sąsają (API). Nestruktūruoti duomenys randami elektroniniuose ar popieriniuose dokumentuose, el. laiškuose ar kitokio tipo laisvos formos turinyje, kuriame gali būti garso ir vaizdo failų.
Duomenų klasifikavimas gali būti naudingas organizacijai keliais būdais. Gali reikėti įrodyti, kad egzistuoja politika ir jos laikomasi, kad būtų laikomasi vyriausybės reglamentų dėl finansinių ar neskelbtinų duomenų tvarkymo. Mokesčių teisės reikalavimai yra vienas iš šių taisyklių pavyzdžių. Duomenų klasifikavimas gali būti naudingas organizacijai teisminio ginčo atveju, nes tinkamas duomenų klasifikavimas kartu su įgyvendinta ILM politika užtikrina, kad bylinėjimuisi reikalingi duomenys yra prieinami ir pašalinių duomenų nėra. Organizacija gali būti apsaugota nuo nepatenkintų darbuotojų veiksmų ar darbuotojų klaidų tinkamai klasifikuojant ir apribojant prieigą prie nuosavybės teise priklausančių, itin konfidencialių ir itin slaptų duomenų.
Kai kurie kiti duomenų klasifikavimo pranašumai apima galimą atsarginių kopijų kūrimo ir saugojimo išlaidų sumažinimą, nes duomenys nebus saugomi ilgiau, nei reikia. Duomenų saugojimo laikmenos taip pat turėtų atitikti prieinamumo reikalavimus. Kitaip tariant, duomenys, kurių reikia nedelsiant, turi būti saugojimo įrenginyje, leidžiančiame juos nedelsiant pasiekti, pavyzdžiui, tinklo serveryje. Duomenys, kurių nereikia iš karto, gali būti saugomi įrenginyje, kuris nesuteikia tiesioginės prieigos, pavyzdžiui, skaitmeninėje juostoje.
Be teisinių ir atitikties reikalavimų laikymosi, duomenų supratimas gali duoti ir kitų svarbių privalumų. Organizacija, išanalizavusi ir įslaptinusi savo duomenis, gali veiksmingiau išgauti šią informaciją sprendimų priėmimo ar rinkodaros tikslais. Šis veiksmingesnis duomenų naudojimas gali padidinti pelningumą.