Duomenų mažinimas yra terminas, taikomas verslo praktikai kaupti, analizuoti ir galiausiai paversti didžiulius duomenų kiekius į apibendrintų ataskaitų seriją. Duomenų mažinimo proceso idėja yra pateikti išsamų, nors ir šiek tiek supaprastintą formatą, kurį būtų galima palyginti lengvai naudoti verslo nustatymuose. Procesui gali būti taikomi keli skirtingi požiūriai, pasirenkant duomenų mažinimo metodus ir sistemas, atsižvelgiant į duomenų pobūdį ir į tai, kaip tos suvestinės ataskaitos turi būti struktūrizuotos, kad tie duomenys būtų pateikti visapusiškai ir visapusiškai.
Viena iš pagrindinių bet kokio tipo duomenų mažinimo užduočių yra visų tam tikslui surinktų duomenų organizavimas. Kartais šioje proceso dalyje dėmesys sutelkiamas į tam tikros duomenų tvarkos nustatymą, kuris apima nuoseklų prioritetų nustatymą, naudojant gerai apibrėžtus kriterijus, padedančius vykdyti veiklą. Atsižvelgiant į naudojamų duomenų tipą, nėra neįprasta įtraukti tam tikrų skaičių apvalinimą, kad būtų lengviau dirbti su informacija apibendrinant. Galiausiai, norint, kad ataskaitų gavėjai galėtų gana lengvai sekti supaprastintos informacijos logistiką, gali prireikti duomenų išdėstymo į lenteles, stulpelių ataskaitas arba kitokio tipo žymėjimą ar formatavimą.
Anksčiau turimų duomenų peržiūra, prioritetų nustatymas ir informacijos suskirstymas į naudingus formatus buvo vykdomas rankiniu būdu. Priklausomai nuo įtrauktų duomenų kiekio ir tikslinės tų duomenų auditorijos, procesas gali užtrukti mėnesius ar net metus. Dėl šiandien sukurtų programinės įrangos paketų, skirtų tvarkyti įvairių formatų duomenis, ataskaitas galima parengti per kelias dienas ar savaites. Dauguma programinės įrangos tipų gali gauti informaciją iš įvairių duomenų bazių ir padėti rūšiavimo procese, todėl daug lengviau ir greičiau paruošti supaprastintus duomenis, kurie yra naudingi ir lengvai suprantami.
Duomenų redagavimo metodų naudojimas siekiant supaprastinti informacijos pateikimą lengvai skaitomose ataskaitose yra svarbus beveik bet kokio dydžio įmonėms. Naudojamos duomenų mažinimo sistemos gali padėti rengti efektyvumo ir gamybos ataskaitas, kurios yra naudingos vadovams, arba padėti pardavimo pajėgoms geriau suprasti dabartinių kampanijų ar įmonei reikalingų pardavimo procedūrų efektyvumą. Duomenų redagavimas ir kodavimas taip pat gali būti naudingas, kai reikia parodyti investuotojams potencialą, susijusį su naujo produkto pristatymu.