Duomenų perkėlimas reiškia tai, ką reiškia – tarsi. Ne duomenys perkeliami iš vienos vietos į kitą, nebent jūs manote, kad vietos yra virtualios. Iš tikrųjų tai yra duomenų vertimas iš vieno formato į kitą formatą arba iš vieno saugojimo įrenginio į kitą saugojimo įrenginį. Tam taip pat būtinai reikia, kad kažkas ar kažkas išverstų. Duomenys savaime neatsiranda ir pereina į kitą formatą.
Duomenų perkėlimas yra būtinas, kai įmonė atnaujina savo duomenų bazę arba sistemos programinę įrangą iš vienos versijos į kitą arba iš vienos programos į visiškai kitą programą. Programinė įranga gali būti specialiai parašyta naudojant visas programas arba tik scenarijus, kad būtų lengviau perkelti. Tokie atnaujinimai arba programų perjungimai gali įvykti dėl įprastos įmonės praktikos arba dėl direktyvų, priimtų po įmonės perėmimo.
Kitas duomenų perkėlimo būdas yra mažai naudojamų duomenų saugojimas magnetinėje juostoje ar kitais atsarginių duomenų saugojimo būdais. Šiuos duomenis gali tekti saugoti istoriniais tikslais arba periodiškai pasiekti. Atskiri kompiuterių vartotojai tai daro nuolat, kai kuria atsargines duomenų kopijas kompaktiniuose, DVD diskuose arba išoriniuose standžiuosiuose diskuose. Didelės ir mažos įmonės tai daro, žinoma, siekdamos apsaugoti ir archyvuoti savo duomenis. Perkeliami duomenys paprastai perkeliami neprisijungus, bet lieka pasiekiami naudojant tinklo prieigą, todėl internetinė aplinka gali laisvai vykdyti esamą veiklą.
Duomenų perkėlimas paprastai susideda iš keturių etapų: šaltinio duomenų analizė, duomenų išgavimas ir transformavimas, duomenų patvirtinimas ir taisymas bei duomenų naudojimas naujoje programoje. Kiekvienos fazės metu perkėlimo programinė įranga veikia savo elektronine magija, atlikdama reikiamas machinacijas prieš perkeldama duomenis per procesą. Bene jautriausias etapas yra patvirtinimas ir taisymas. Šiame etape duomenys įvertinami dėl galimų problemų, kurios pažymimos ir identifikuojamos vartotojui. Šiame etape galima nustatyti neišsprendžiamas problemas kartu su neišverčiamais duomenimis, todėl jas galima atidėti į šalį ir neapsunkinti visų duomenų perkėlimo darbų.