Duomenų srauto diagrama yra struktūrizuotas duomenų, judančių į informacinę sistemą ir iš jos, vaizdas. Duomenų srauto diagramos detalės skiriasi priklausomai nuo jai priskirto lygio. Paprastai aukšto lygio diagramoje pateikiama tik ribota informacija, o žemesnio lygio diagramoje yra daug išsamesnės informacijos. Šią informaciją kūrimo komanda naudoja duomenims tvarkyti informacinėje sistemoje.
Kai komanda kuria informacinę sistemą, ji sukuria duomenų srauto diagramą, kad dokumentuotų, kaip informacija pateks į sistemą ir iš jos. Iš pradžių ši informacija sukuriama labai aukštu lygiu, į diagramą įtraukiamos tik informacinės sistemos ribos. Komandai tobulinant informacinės sistemos funkcionalumą, kiekvienas sistemos procesas gali būti įtrauktas į duomenų srauto diagramą. Ši diagrama padeda komandai nustatyti, kur bus saugomi duomenys, kad palaikytų sistemą.
Šios diagramos atlieka svarbų vaidmenį, nes jose dokumentuojama, kaip kiekvienas sistemos procesas pasiekia informaciją. Išorinės sistemos taip pat gali pasiekti duomenis, saugomus tam tikroje informacinėje sistemoje. Šie mainai tarp sistemų yra dokumentuojami, kad analitikai galėtų sekti kiekvieną sistemos sąveiką. Tokios sąveikos yra svarbi informacija kiekvienos organizacijos duomenų valdymo procese.
Vyriausybės įstatymai ir teisės aktai reikalauja valdyti ir saugoti tam tikrus duomenis. Šios taisyklės skiriasi priklausomai nuo pramonės šakos. Duomenų srauto diagrama padeda kiekvienai organizacijai valdyti, kaip organizacija atitiks vyriausybinius duomenų saugojimo reikalavimus. Tam tikros taisyklės reikalauja saugoti ilgą laiką. Organizacija turi atitinkamai planuoti atitinkamą duomenų saugojimo kiekį.
Duomenų srautų diagramos taip pat padeda kūrėjų komandai kurti ataskaitas ir ekrano funkcijas, kai informacinė sistema susijungia. Komanda turi žinoti, kur rinkti duomenis, kad galėtų juos pateikti galutiniam vartotojui. Nors pati duomenų srauto diagrama neapima sistemos funkcionalumo, ji dokumentuoja, kuri sistema yra atsakinga už konkretaus duomenų saugojimą. Kūrimo komanda naudoja duomenų srauto informaciją, kad aprašytų savo funkcinėje dokumentacijoje, kur ji ieškos informacijos, kurią ji parodys galutiniam vartotojui.
Kiekviena organizacija turi duomenų srautų diagramų rinkinį, skirtą dokumentuoti informaciją, saugomą organizacijos informacinėse sistemose. Šis diagramų rinkinys naudojamas tinkamai valdyti ir atitikti organizacijos duomenų saugojimo reikalavimus. Kiekvienos organizacijos duomenų saugojimo reikalavimus nustato pati organizacija, siekdama atitikti įvairius vyriausybės reglamentus ir kitus teisinius reikalavimus.