Dauguma įmonių turi tvarkyti duomenis apie klientus, produktus ir pardavimą. Šie duomenys saugomi duomenų bazėse arba skaičiuoklėse. Duomenų valdymas yra formalus įmonės duomenų turto valdymo procesas. Ši valdymo sistema yra atsakinga už prieigos prie įmonės duomenų ir jų keitimo valdymą.
Duomenų valdymo taryba paprastai yra atsakinga už prieigos prie įmonės duomenų valdymą. Šis saugos procesas užtikrina, kad duomenys būtų prieinami tik tiems žmonėms, kuriems jų reikia. Atliekant šį procesą mažesnė tikimybė, kad duomenys bus netyčia prarasti arba netinkamai naudojami. Tai padeda verslui išlaikyti patentuotą informaciją privačią, o tai labai svarbu siekiant konkurencinio pranašumo.
Daugelis didelių įmonių kovoja su tuo, kaip sukurti duomenų valdymo sistemą. Taip yra todėl, kad kiekvienas įmonės padalinys turi specifinius poreikius ir reikalavimus. Geriausias būdas suformuoti oficialią valdymo tarybą – į valdybą paskirti dalykinius ekspertus (MVĮ) iš kiekvieno verslo padalinio. Kiekviena MVĮ yra atsakinga už tai, kad jos verslo padalinys būtų atstovaujamas.
Duomenų valdymo tarybos nariai yra atsakingi už tai, kaip bus įgyvendinami nauji verslo procesai. Šie procesai paprastai apima naujų duomenų elementų, duomenų bazių ir prieigos valdiklių kūrimą. Kai įmonei reikia naujo verslo proceso, ji pasiūlys šiuos pakeitimus valdymo grupei. Ši grupė peržiūrės pasiūlymą ir nustatys geriausią metodą, kaip įgyvendinti pakeitimus nepažeidžiant esamų sistemų.
Duomenų saugojimo politika yra dar vienas duomenų valdymo aspektas. Tai yra oficiali įmonės duomenų saugojimo ir naikinimo politika. Daugumoje duomenų valdymo tarybų yra MVĮ atstovų iš privatumo ir teisės skyrių, kurie padeda priimti šiuos oficialius politikos sprendimus. Šie asmenys padės nustatyti, kiek laiko įmonė turi saugoti įrašus.
Dauguma valdymo tarybų nustato duomenų rinkimo procedūras. Tai paprastai padeda įmonei pagerinti bendrą duomenų kokybę. Užtikrinus, kad standartų būtų laikomasi visoje organizacijoje, įmonės labiau tikėtina, kad turės kokybiškus duomenų rinkinius, kurie suteiks vertingos informacijos klientams ir verslo galimybėms.
Svarbu į duomenų valdymo praktiką įtraukti visus duomenų aspektus. Tai turėtų apimti ir struktūrizuotus, ir nestruktūrizuotus duomenų elementus. Daugelis įmonių pradinėse valdymo fazėse praleis daug laiko, kurdamos metaduomenų taksonomijas. Tai detalus procesas, apibrėžiantis konkrečius įmonės verslo padalinių duomenų elementus. Ši informacija vėliau gali būti naudojama nustatant būsimus duomenų poreikius.