Elektroninis duomenų mainai (EDI) – tai kompiuterių naudojimas verslo dokumentams keistis tarp įmonių. Anksčiau dokumentams keistis buvo naudojami fakso aparatai arba tradicinis paštas. Pašto siuntimas ir faksogramų siuntimas vis dar naudojami versle, tačiau EDI yra daug greitesnis būdas padaryti tą patį.
EDI naudoja daugybė įmonių. Daugiau nei 100,000 70 įmonių tradicinius metodus pakeitė EDI. Ši nauja sistema turi daug privalumų; kaina yra viena iš jų. Keitimasis iš kompiuterio į kompiuterį yra daug pigesnis nei tradiciniai dokumentų mainų būdai. Popierinio užsakymo apdorojimas gali kainuoti iki 1 JAV dolerių (USD), o EDI naudojimas kainuoja XNUMX USD ar mažiau.
Kadangi kompiuteris apdoroja dokumentus EDI, taip pat mažesnė žmogiškųjų klaidų tikimybė. Greitis yra dar vienas privalumas. Popierinis pirkimo užsakymas gali užtrukti nuo dešimties dienų iki dviejų savaičių nuo to momento, kai pirkėjas jo paprašo, iki to momento, kai siuntėjas jį išsiųs. Dabar tą patį užsakymą galima apdoroti greičiau nei per dieną.
Šis greitesnis operacijų laikas padeda išlaikyti efektyvų atsargų lygį. Jie taip pat prisideda prie geresnio sandėlio ploto išnaudojimo ir mažiau problemų, susijusių su prekių išpirkimu. Tai savo ruožtu sumažina gabenimo išlaidas, nes neturėtų būti reikalingi paskutinės minutės skubūs pristatymo mokesčiai.
Procese yra keletas trūkumų. EDI gali veikti tik tuo atveju, jei visi, su kuriais įmonė turi sandorių, naudoja tą patį metodą. Jei kai kuriose įmonėse valiutos keitimas nebuvo atliktas, kitoms su jomis susijusioms įmonėms gali tekti naudoti EDI ir tradicinius metodus. Tai gali būti brangu ir atimti daug laiko. Gali būti, kad vienas darbuotojas prižiūri siuntimo procesą, o kitas darbuotojas dokumentus siunčia elektroniniu būdu.
EDI pirkimo procesas yra labai paprastas. Surašius pirkimo užsakymą, dokumentas išverčiamas į tam tikrą formatą ir internetu pateikiamas tiekėjui. Būtina užtikrinti, kad abiejų šalių naudojamas dokumentas būtų lygiai tokio paties formato.
Saugumas yra svarbi EDI naudojančių įmonių problema. Duomenų saugumas kontroliuojamas viso proceso metu naudojant slaptažodžius, šifravimą ir vartotojo identifikavimą. EDI turi programinę įrangą, kuri tikrina ir redaguoja dokumentų tikslumą.
Iš esmės šiam dokumentų mainų būdui paleisti tereikia kompiuterio ir prieigos prie interneto. Yra daug įmonių, tiekiančių nesudėtingus EDI programinės įrangos paketus. Jie turi savo šifravimo programinę įrangą, o diegimo procesas gali būti baigtas per kelias minutes. Iš nedidelių pradinių išlaidų įmonės gali naudoti EDI, kad padidintų efektyvumą, taupydamos laiką, pinigus ir darbą.