Elektroninė bylų spinta gali būti metaforinė nuoroda į dokumentų ir kitos informacijos saugojimo elektroninėje laikmenoje, pvz., kompiuterio standžiajame diske, sistemą, arba gali reikšti tikrą programinės įrangos dalį, kuri padeda kurti ir tvarkyti elektroninius įrašus. Daug kartų elektroninė bylų spinta vadinama fizinių dokumentų skaitmeniniu saugojimo būdu, siekiant padidinti dokumentų paieškos efektyvumą arba sumažinti fiziniams įrašams reikalingą vietą. Naudojant elektroninę rinkmenų sistemą keliems vartotojams gali būti suteikta galimybė vienu metu pasiekti informaciją, nesigrūstant prieš fizinę failų spintelę, o joje esanti informacija gali būti pasiekiama nuotoliniu būdu per tinklo ryšius.
Nėra vieno apibrėžimo, kas iš tikrųjų yra elektroninė bylų spinta; Vietoj to šis terminas paprastai reiškia elektroninės saugyklos naudojimą tokiu būdu, kuris prilygsta fizinei bylų spintai. Paprasčiausiai vienas kompiuterio standžiojo disko katalogas, kuriame yra tam tikrų dokumentų ar kitų failų, techniškai yra elektroninė failų spinta, nes failai yra atskiri, indeksuojami ir kartais juos galima ieškoti naudojant operacinės sistemos funkcijas. Labai pažangioje elektroninėje rinkmenų sistemoje galėtų būti naudojama reliacinė duomenų bazės valdymo sistema (RDBMS), iš esmės leidžianti vartotojams suskirstyti kiekvieną informacijos dalį pagal sistemą, kuri vėliau galėtų ieškoti arba atgauti informaciją konkrečiu būdu.
Naudojant elektroninę dokumentų spintelę yra daug galimybių, kurių fizinė spinta negali suteikti. Visą dokumentų spintą, priklausomai nuo jos dydžio, galima nukopijuoti į skaitmeninį įrenginį arba kompaktinį diską (CD), kad būtų galima lengvai padaryti atsargines kopijas, perkelti ar nešiotis. Jis taip pat gali būti prieinamas per tinklą, kad keli vartotojai galėtų jį pasiekti, nepaisant vietos. Informacija elektroninėje rinkmenų sistemoje gali būti apsaugota slaptažodžiu arba užšifruota siekiant papildomo saugumo. Kai kuriais atvejais elektroninės sistemos dokumentų galima lengvai ieškoti pagal tam tikrus raktinius žodžius, todėl tam tikrą informaciją galima rasti lengviau nei naudojant fizinę spintelę.
Kai kurios programos, kurios bando sukurti visą informacijos ir dokumentų valdymo sistemą, gali būti vadinamos elektronine failų spintos programine įranga. Tai dažnai apima į duomenų bazę panašias funkcijas ir prieigos prie tinklo arba ataskaitų generavimo parinktis. Kai kuriais atvejais programa gali indeksuoti visus dokumentų rinkinius, kad juos būtų lengva peržiūrėti naudojant grafinę vartotojo sąsają (GUI).
Kartais gali kilti problemų naudojant elektroninę bylų spintelę. Viena iš jų yra ta, kad jei informacija paimama iš internetinių šaltinių, gali kilti autorių teisių problemų, susijusių su dokumentų saugojimu be autorių leidimo. Kita problema, ypač srityse, kuriose taikomi griežti privatumo įstatymai, yra ta, kad pagrindinė elektroninių bylų spintos sistema gali nesuteikti visų būtinų saugumo ir privatumo taškų, o tai reiškia, kad gali prireikti intensyvesnės, konkrečiai pramonės šakai būdingos elektroninių įrašų sistemos. naudoti jautriems duomenims.