Dauguma šiuolaikinės civilizacijos remiasi sistemų automatizavimu ir kompiuteriniu apdorojimu. Kiekviename kompiuterio įrenginyje yra duomenų failai, kuriuos paprastai naudoja atskiros kompiuterio programos. Failo formatas yra apibrėžta specifikacija, kaip failas bus užkoduotas saugojimui kompiuteryje.
Kodavimas yra duomenų pavertimas tam tikru failo formatu. Failai turi būti užkoduoti prieš juos įrašant į failų saugojimo įrenginį. Šis kodavimo procesas yra būtinas, kad programinė įranga suprastų failo informaciją.
Teksto apdorojimo programa yra kompiuterinė programa, skirta automatizuoti dokumentų rašymą. Specialūs simboliai šiose programose naudojami komandoms, tokioms kaip skirtukai, įtrauka ir šrifto dydis, užfiksuoti. Šie specialieji simboliai yra užkoduojami į failo formatą, kai dokumentas išsaugomas. Ši koduotė leidžia programinei įrangai pateikti dokumentą tokiu pačiu stiliumi, kuriuo jis buvo išsaugotas.
Paprastai failų formatai negali būti keičiami tarp programinės įrangos. Kiekvienas programinės įrangos pardavėjas sukuria patentuotą failo formatą savo konkrečiai programinei įrangai. Dėl to labai sunku dalytis failais tarp programinės įrangos.
MP3 yra skaitmeninio garso failų kodavimo formatas, kuris šiandien yra plačiai prieinamas. Šis formatas leidžia garso įrenginiais leisti muziką. Nustačius standartinį skaitmeninio garso formatą, failai gali būti lengvai bendrinami tarp kompiuterių sistemų. Dauguma šiuolaikinių stereo sistemų ir automobilio garso sistemų palaiko MP3 formatą.
Internetui sprogus, formatai tapo įprasta abėcėlės sriuba. Šiandien yra daugybė vaizdo ir garso failų formatų. Šie formatai reikalingi vaizdo programinės įrangos programoms, kad suprastų, kaip perduoti vaizdo įrašą į monitorių. Šis nestandartinis požiūris į formatus užkrauna formatų valdymo naštą programų naudotojams.
Kompiuterinės grafikos ir fotografijos failai yra skirtingų formatų. Šie formatai yra unikalūs, atsižvelgiant į failo, kuris bus išsaugotas, aiškumą ir dydį. Nuotraukos failo dydis priklauso nuo nuotraukos aiškumo. Didesniam aiškumui reikalingas didesnis failo dydis, kad būtų galima koduoti specialius nuotraukoms reikalingus duomenų elementus.
Šifravimas yra kita failo formato forma. Programinės įrangos šifravimas yra duomenų rinkinio pavertimo neįskaitomu formatu procesas. Šį formatą galima nešifruoti tik specialiu raktu. Programinės įrangos šifravimas paprastai naudojamas slaptiems failams apsaugoti nuo nepageidaujamo peržiūros.
Ne visi failų formatai yra patentuoti. Šiandien internete yra keletas atvirų failų formatų. Atvirų failų formatų naudojimas palengvina dalijimąsi informacija tarp kompiuterių.