Faktinės išlaidos yra bendra medžiagų, darbo sąnaudų ir visų tiesiogiai susijusių pridėtinių išlaidų suma, kurią galima priskirti konkrečiam projektui. Tai skiriasi nuo standartinių išlaidų, nors tam tikro projekto pelningumui įvertinti dažnai naudojami abu metodai. Esant faktinėms išlaidoms, tikslas yra išskaidyti su projektu susijusių išlaidų specifiką ir nustatyti, ar su projektu susijęs gamybos procesas iš tikrųjų veikia optimaliai.
Suprasti skirtumą tarp standartinių ir faktinių išlaidų yra labai svarbu, kai žiūrime į išlaidas, susijusias su konkrečiu darbu ar projektu. Standartinė kaina apima standartinę vertę ir naudoja tą skaičių išteklių naudojimui stebėti. Šis stebėjimas paprastai pateikiamas kaip valandos arba sunaudotų vienetų skaičius ir gali nustatyti gamybos ir vartojimo skirtumus. Priešingai, faktinės sąnaudos yra susijusios tik su išlaidomis, patirtomis vykdant projektą, o ne su pagamintais vienetais.
Faktinių sąnaudų nustatymas yra labai svarbus vertinant bet kurio gamybos proceso pelningumą. Žinant, kiek realiai kainuoja užsiimti ta gamyba tam tikrą laikotarpį, pavyzdžiui, mėnesį, lengviau palyginti pajamas, kurios generuojamos už tą patį laikotarpį. Jei faktines išlaidas viršijo per tą patį laikotarpį gautų pajamų suma, tai įmonė dirba pelningai. Jei ne, šis šių išlaidų apskaičiavimas gali paskatinti verslo savininkus atidžiau pažvelgti į kiekvieną su gamybos procesu susijusią sąnaudą ir nustatyti būdus, kaip sumažinti išlaidas ir padidinti galimybę tapti pelningu.
Faktinių gamybos sąnaudų palyginimas tam tikru laikotarpiu su ankstesniais laikotarpiais taip pat gali padėti nustatyti situacijas, kai gamybos kaštai dėl kokių nors priežasčių didėja. Jei paaiškės, kad šis padidėjimas yra nuolatinė tendencija, pažvelgus į kiekvieną iš susijusių veiksnių, gali būti gauta informacija apie tai, kas vyksta. Pavyzdžiui, tyrimas gali atskleisti, kad per didelis viršvalandžių kiekis yra didesnių gamybos sąnaudų priežastis. Jei taip yra, įmonė gali atidžiai išnagrinėti priežastis, kodėl buvo viršvalandžiai, ir nustatyti, ar yra koks nors geresnis būdas organizuoti darbo jėgos panaudojimą, kad kompensuotų šį padidėjimą. Žvelgiant iš šios perspektyvos, faktinių sąnaudų apskaičiavimas yra vertinamas kaip vertingas įrankis, padedantis išlaikyti gamybos procesą efektyvų, taip maksimaliai padidinant galimybę iš proceso gauti kuo didesnį pelną.