Fizinė inventorizacija gali tiksliai reikšti dvi atskiras, bet susijusias idėjas, o reikšmė iš esmės priklauso nuo to, ar terminas vartojamas kalbant apie daiktą, ar su kažko darymo procesu. Fizinės atsargos dažnai gali būti susijusios su parduotuvėje, paprastai mažmeninės prekybos įstaigoje, esančių produktų atsargomis, taip pat gali būti vadinamos tikromis atsargomis arba „rankomis“. Šios atsargos taip pat gali būti susijusios su procesu, kurio metu skaičiuojamos parduotuvės atsargos, siekiant nustatyti kiekybinę pačios atsargų vertę.
Skirtumas tarp dviejų žodžio vartosenų iš esmės yra tas, ar terminas vartojamas kaip daiktavardis, ar kaip veiksmažodis. Kai vartojamas kaip daiktavardis, šis terminas dažnai vartojamas mažmeninėje prekyboje, siekiant nustatyti, kiek produkto galima parduoti klientams. Kadangi daugelis klientų išeis iš parduotuvės tuščiomis rankomis, jei neras ieškomos prekės, svarbu užtikrinti, kad parduotuvėje būtų pakankamai atsargų. Atsargos taip pat paprastai susietos su atsargomis ir lentynų papildymu, siekiant užtikrinti, kad produktai parduotuvėje būtų lengvai prieinami klientams.
Tai dažnai prieštarauja kompiuterinei inventorizacijai, kurią parduotuvėje reikia rasti gautų siuntų ir prekių pardavimo įrašuose. Siuntimo klaidos, vagystės, netinkami procesai registre ir kiti veiksniai gali sukurti skirtumą tarp fizinės ar faktinės inventoriaus ir kompiuterio inventoriaus. Daugeliui įmonių šių dviejų skaičių neatitikimas vadinamas arba susitraukimu, kai prekių fizinės atsargos yra mažesnės nei kompiuterių atsargos, arba padidėjimu, kai faktinės atsargos yra didesnės nei kompiuterių atsargos. Abu jie paprastai laikomi neigiamais, nes jie dažnai rodo arba įmonės nuostolius, arba prastus partnerių rezultatus tam tikru lygmeniu.
Kai naudojamas procesui apibūdinti, fizinė inventorizacija paprastai atliekama kartą per metus arba panašiai reguliariai. Priklausomai nuo parduotuvės dydžio, atsargų apskaičiavimas gali užtrukti tik kelias valandas ar kelias dienas ir jį gali atlikti parduotuvės darbuotojai arba išorės rangovai, pasamdyti inventorizacijai atlikti. Didesnėse parduotuvėse arba parduotuvių skyriuose, kurie yra ypač populiarūs tarp klientų arba į kuriuos labiau tikėtina, kad į juos nusitaikys parduotuvių vagys, kasdieniai arba savaitiniai skaičiavimai taip pat gali būti atliekami kaip nuolatinės fizinės inventorizacijos dalis.