Funkcinė darbo analizė (FJA) – tai sistema, kurią XX a. ketvirtajame dešimtmetyje sukūrė JAV darbo departamentas, siekiant nustatyti visus darbo elementus ir juos įvertinti, įvertinant jų svarbą darbui. Jis matuoja praleistą laiką ir sąveikos su daiktais, duomenimis ir žmonėmis pobūdį. Gera funkcinė darbo analizė taip pat įvertina būtino instruktavimo ir priežiūros kokybę, taip pat mokymo, reikalingo tinkamai atlikti darbą, kiekį.
Funkcinės darbo analizės išsamumas leidžia ją taikyti bet kokiam darbui organizacijoje. Pavyzdžiui, gamyklos gamybos darbuotojo FJA pažymėtų laiką, sugaištą montuojant ir eksploatuojant mašinas. Kita vertus, laivybos klerko pareigas einantis FJA sutelktų dėmesį į laiką, praleistą gabenant ir tvarkant siuntinius. Taip pat matuojamas vidutinis nuolatiniam mokymui ir įprastiniam bendravimui su vadovais skiriamas laikas. Kai kurie FJA gali būti labai reiklūs, kai monitoriai naudoja chronometrus, kad nustatytų tikslų laiką, reikalingą tam tikroms užduotims atlikti.
Žmogiškųjų išteklių specialistai atlieka FJA ir naudojasi rezultatais priimdami įvairius sprendimus – nuo personalo iki kompensavimo. FJA taip pat yra neįkainojama priimant kitus valdymo sprendimus, tokius kaip reorganizavimas ir konsolidavimas. Svarbu nepamiršti, kad atliekant funkcinę darbo analizę vertinamas pats darbas, o ne dirbantis asmuo. Tačiau gera funkcinė darbo analizė yra neįkainojama pagalba vertinant darbuotojo veiklą, remiantis teorija, kad norint nustatyti, kaip gerai darbuotojas jį atliko, reikia žinoti, ką reiškia darbas.
Funkcinę darbo analizę daugelis organizacijų naudoja kaip pirmąjį žingsnį rengdamos pareigybių aprašymus. Išsami funkcinė darbo analizė apima skales, kuriomis matuojamos tikrosios darbo funkcijos ir su jais susiję psichiniai procesai, tokie kaip samprotavimas ir kalba. Tačiau tai nėra vieninteliai darbo elementai. FJA taip pat matuoja žmonių sąveiką, įtrauktą į darbo atlikimą, ir mokymą, būtiną norint gerai atlikti darbą. Visų šių duomenų rinkimas yra labai naudingas įdarbinant naujus talentus.
Su daugeliu darbų susijusios pareigos ir atsakomybė laikui bėgant gali keistis, net jei pareigybių pavadinimai išlieka tokie patys. Pavyzdžiui, daugelis tradicinių biuro darbų XX amžiaus antroje pusėje labai pasikeitė dėl biuro automatizavimo, kurio kulminacija buvo kompiuterizacija. Šias darbo vietas apibūdinančios analizės parodytų pokyčius, kuriuos jie patyrė daugelyje sričių, ir padidintų darbdavio gebėjimą juos valdyti. Todėl FJA turėtų būti periodiškai tikrinamos ir atnaujinamos.
Daugelis darbų yra susiję su techniniais ar profesiniais įgūdžiais ir gebėjimais. Taigi, jei pareigybė nėra laisva, bet kurio konkretaus darbo faktinį patikrinimą ir įvertinimą geriausiai atlieka pareigas einantis ir prižiūrintis personalas. Žmogiškųjų išteklių specialistų dalyvavimas šiame FJA proceso etape dažnai apsiriboja priežiūra ir nurodymais.
Tikroji analizė yra proceso etapas, kai ginčijamos kai kurios prielaidos, ypač susijusios su kreditais ar akademiniais reikalavimais. Tai taip pat etapas, kai vadovybė turi apsvarstyti galimybę neįgaliems asmenims atlikti darbą. JAV yra teisėta atmesti kandidatus į darbą dėl negalios, tačiau tai darantys darbdaviai turėtų turėti galimybę dokumentais įrodyti, kad toks atsisakymas rodo, kad kandidatas neturi bona fide profesinės kvalifikacijos (BFOQ). Be tokių dokumentų darbdaviai gali susidurti su dideliais teisiniais iššūkiais.
Iki kompiuterizavimo daugelio biuro darbuotojų pagrindiniai įgūdžiai buvo rašomosios mašinėlės valdymas – įrankis, kuris, palyginti su šiuolaikiniais kompiuteriais, turėjo ribotą naudą. Tie patys klaviatūros įgūdžiai vis dar reikalingi norint valdyti kompiuterius, tačiau esminė žinių bazė, reikalinga norint sukurti prasmingą darbo produktą, labai išsiplėtė. FJA kiekybiškai įvertina laiką, kurį darbuotojas praleidžia prie kompiuterio, išskirdamas tokias užduotis kaip teksto apdorojimas, skaičiuoklės, pristatymai ir kitos funkcijos. Šios informacijos žinojimas yra labai svarbus sėkmingam įdarbinimui.
Darbo eigos pokyčiai gamyklos aukšte taip pat gali turėti didelės įtakos gamybos darbuotojų darbui. Pavyzdžiui, pakeitus gaunamų žaliavų pakavimo būdą, gali pailgėti arba sutrumpėti laikas, per kurį šios žaliavos patenka į darbo eigą. Jei tokie pakeitimai sutaupo laiko, geri vadovai dažnai skirs laiką kitur. Vadovai, kurie nuolat stebi savo skyrių darbo eigą naudodami FJA ir tarpinius stebėjimus, paprastai juos valdys efektyviau.