Funkcinis įrašas, dar vadinamas operatyviniu įrašu, yra rašytinis dokumentas, kuriame vaizduojama įmonės veikla ir aplinkiniai įvykiai. Jis įrašo tam tikrą informaciją konkrečiu formatu, bet nėra administracinis įrašas. Šio tipo dokumentai dažniausiai sukuriami tuo metu, kai vyksta veikla, arba beveik tuo metu, ir paprastai yra laikomi patikimiausia įvykių versija, nes sukuriami arti pateikiamos informacijos.
Įmonės saugo įrašus, kad galėtų veikti efektyviau, atsiskaityti apie savo veiklą investuotojams ir vyriausybinėms agentūroms bei vertinti veiklą istoriniame fone. Daugelis formų, kurias įmonė sukuria, kad padėtų jai vesti įrašus, yra administracinės, pavyzdžiui, darbuotojų kontaktiniai lapai. Šiose formose dokumentuojamos standartinės biuro operacijos ir dalykai, kurių vadovai tikisi reguliariai.
Dažnai įmonės turi fiksuoti informaciją, kuri nėra administracinė ar standartinė. Ši informacija dažnai yra unikali laike, nors informacijos įrašymo būdas gali būti vienodas. Norėdama dokumentuoti šią informaciją, įmonė naudoja funkcinį įrašą arba rašytinį įrašą apie tai, kas nutiko, kad įmonė galėtų vienu metu pateikti sąskaitą ir prireikus gauti informaciją ateityje.
Yra daug skirtingų funkcinių įrašų tipų. Galbūt lengviausias būdas suprasti tokio įrankio naudojimą yra išnagrinėti keletą bendrų pavyzdžių. Incidento ataskaita yra funkcinio įrašo tipas. Įmonės dažnai reikalauja, kad darbuotojai užpildytų incidento ataskaitą, kurioje būtų tiksliai nurodyta, kas atsitiko, jei darbuotojas ar klientas buvo sužeistas patalpose arba užsiimdamas įmonės veikla. Šis funkcinis įrašas pildomas tik tada, kai reikia, tačiau jis yra labai svarbus, nes jame dokumentuojami įvykiai dalyvaujančių žmonių žodžiais, arti įvykio momento.
Kitas funkcinio įrašo tipas yra klientų atsiliepimų forma. Ne kiekvienas klientas užpildys atsiliepimų formą, o klientas dažniausiai tai padarys tik tada, kai turi ką nors konkretaus pasakyti apie einamąją dieną teikiamą paslaugą. Grįžtamojo ryšio forma yra funkcinis įrašas, nes joje dalyvaujančio asmens žodžiais nurodomas unikalus įvykis, įvykęs tam tikru metu.
Kelionės bilietas yra funkcinis įrašas, kuris pildomas dažniau. Dažnai įmonės vairuotojai turi užpildyti ataskaitą su išsamia kelionės informacija kiekvieną kartą, kai vairuotojas išvažiuoja iš įmonės transporto priemonės. Tokiu būdu, jei vadovas turi atsakyti į praeityje kilusius klausimus apie transporto priemonės eksploataciją, jis turi peržiūrėti vairuotojo parengtą veiklos ataskaitą.
Funkciniai įrašai gali apsaugoti verslą nuo atsakomybės. Klientai ir darbuotojai dažnai turi kelerius metus pateikti ieškinį įmonei dėl daugelio civilinių pažeidimų. Be to, kad šiuo metu nebūtų užfiksuoti įvykiai, įmonei būtų sunku įrodyti, kas tiksliai nutiko praeityje.