Vienas iš pagrindinių bet kokios veikiančios gautinų sumų valdymo programos elementų yra periodinių ataskaitų teikimas, rodantis neapmokėtų sąskaitų faktūrų, išrašytų klientams už suteiktas prekes ir paslaugas, senėjimo procesą. Gautinų sumų senėjimo procesas yra priemonė, kuria šios ataskaitos sudaromos ir pateikiamos tinkamiems organizacijos pareigūnams.
Gautinų sumų senėjimas yra vertinga sudedamoji dalis, padedanti struktūrizuoti įmonės veiklos biudžetą. Esamų klientų mokėjimo įpročių supratimas ir suderinimas su nuolatinių pajamų įmonei poreikiu, kad ji galėtų įvykdyti savo neįvykdytus įsipareigojimus, padeda užtikrinti, kad iki nurodytos datos organizacija turės lėšų veiklos išlaidoms padengti. Neišlaikant nuolatinio budrumo dėl pajamų srauto į įmonę, neįmanoma statyti ir dirbti pagal solidų biudžetą.
Pavyzdžiui, jei jūsų įmonė klientams išrašo sąskaitas trisdešimties dienų terminais, o didžiausi klientai nuolat moka arčiau nei keturiasdešimt penkias dienas, tai yra protingas žingsnis siekiant užtikrinti pardavėjams mokėjimo sąlygas, kurios atspindėtų verslo realybę. Nežinant skirtumo tarp pageidaujamo mokėjimo termino ir daugumos jūsų klientų naudojamo vidutinio mokėjimų diapazono, įmonė pritrūks apyvartinio kapitalo, nes prisiėmė įsipareigojimų, kurių negali įvykdyti per priimtiną laikotarpį. Tai neigiamai paveiks jūsų santykius su pardavėjais, o tai savo ruožtu gali turėti įtakos jūsų gebėjimui veikti ir aptarnauti savo klientų bazę.
Antra, gautinų sumų senėjimas yra puiki priemonė stiprinant ryšius su klientais. Jei periodinė ataskaita rodo, kad nuolatinis klientas turi neapmokėtą sąskaitą faktūrą daugiau nei devyniasdešimt dienų, bet yra apmokėjęs net prieš trisdešimt dienų išsiųstas sąskaitas faktūras, tai yra galimybė susisiekti su klientu ir pasiteirauti apie sąskaitos faktūros būseną. Gana dažnai sąskaita faktūra gali būti tiesiog pamesta, o mokėjimas gali būti nedelsiant nutrauktas, kai tik sužinota apie problemą. Tokio pobūdžio mandagūs užklausimai nebūtų įmanomi, jei nebus išlaikomas tikslus gautinų sumų senėjimas.
Žengiant dar vieną žingsnį, gautinų sumų senėjimas gali padėti nustatyti, kada gali būti laikas nutraukti santykius su klientu. Jei senėjimo periodinė ataskaita nuolat rodo, kad klientui kyla problemų laiku apmokėti sąskaitas faktūras, gali būti laikas pažvelgti į tos įmonės finansinę būklę. Daugelis įmonių naudos gautinų sumų senėjimą, kad nustatytų, ar reikalingas tam tikras tyrimas. Pavyzdžiui, klientas, kurio sąskaitos faktūros nuolat patenka į devyniasdešimties iki šimto dvidešimties dienų laikotarpį iki mokėjimų atlikimo, gali labai gerai sulenkti.
Užuot toliau siūlę paslaugas, kurios galiausiai turės būti nurašytos kaip blogos skolos, naudokite gautinų sumų senėjimą, kad išvengtumėte tokios problemos. Praneškite klientui, kad jūsų įmonė negalės teikti tolesnių paslaugų, nebent bus atnaujintas neapmokėtas gautinų sumų likutis ir susitarta dėl išankstinio mokėjimo, kad galėtumėte naudoti ateityje.