Grupinė programinė įranga yra programinė įranga, kuri padeda grupei žmonių, dirbančių toje pačioje sistemoje ar programoje, nesvarbu, kur jie bebūtų. Tokios grupinės programos dažniausiai yra el. paštas, naujienų grupės ir pokalbiai. Įprastos grupinės programos, kurias lengvai atpažįsta šiuolaikiniai kompiuterių vartotojai, yra Lotus Notes, el. pašto serverių sistemos, tokios kaip FirstClass ir Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink ir Workspot.
Kai kurie ekspertai skirsto grupines programas į tris kategorijas: komunikacijos įrankius, konferencijų įrankius ir bendradarbiavimo valdymo priemones. Ryšio įrankiai yra el. paštas, faksas ir balso paštas. Konferencijų įrankiai apima duomenų, balso ir vaizdo konferencijas; ir pranešimų lentos bei pokalbių kambariai. Bendradarbiavimo valdymo įrankiai apima elektroninius kalendorius, projektų valdymo sistemas ir darbo eigos sistemas.
Kiti ekspertai skirsto grupines programas į dvi kategorijas, susijusias su laiku, ir dvi kitas kategorijas, susijusias su vieta. Kai darbuotojai tuo pačiu metu naudoja programą, tai yra sinchroninė grupinė programa; Tačiau darbuotojai, naudojantys tą pačią programą skirtingu metu, naudoja asinchroninę grupinę programinę įrangą. Su vieta susijusios kategorijos yra išdėstytos vienoje vietoje, grupinės programos, kurias naudoja žmonės toje pačioje vietoje; ir atstumas, grupinės programos, kurias naudoja žmonės įvairiose vietose.
Įmonės naudoja grupinę programinę įrangą dėl įvairių priežasčių. Viena iš pagrindinių priežasčių yra apeiti tradicinę problemą, kai skirtingose vietose dirba darbuotojai, kuriems reikia dirbti su ta pačia programa. Prisijungę prie tinklo ar intraneto serverio, darbuotojai skirtingose vietose gali pasiekti tą pačią programą ir pasinaudoti įvairiomis kitų perspektyvomis bei nuomonėmis. Ši funkcija yra pagrindinis nuotolinio darbo aspektas. Jei galite prisijungti prie įmonės serverio iš bet kurios vietos, jums nereikia būti biure, kad galėtumėte pasiekti tam tikras grupines programas.
Nuotolinis darbas gali sutaupyti tiek įmonių, tiek darbuotojų kelionių išlaidas. Tai taip pat gali įgalinti ryšį realiuoju laiku, kai kitu atveju tai būtų neįmanoma. Šis bendravimas gali padėti geriau suprasti verslo projektų tikslus ir uždavinius, grupėse diskutuojant apie kiekvieną žingsnį, siekiant tų tikslų ir tikslų.
Kitas grupinės programos panaudojimas yra grupinis problemų sprendimas. Dažnai kai kurie darbuotojai mato dalykus kitaip nei kiti darbuotojai. Jei jie visi dirba pagal tą pačią taikymo sistemą, jie gali išspręsti problemas kartu, taupydami įmonės laiką ir pinigus. Be grupinės programinės įrangos toks bendradarbiavimas realiuoju laiku nebūtų įmanomas.