Kasos pajamų žurnalas yra specialus įrašas, naudojamas apskaitoje, dažniausiai mažmenininkų. Tai apima pardavimo detalių registravimą tam tikru būdu. Savo ruožtu kasos pajamų žurnalas renka atitinkamą informaciją taip, kad būtų lengviau nukopijuoti į tradicines dvigubo įrašo sąskaitas.
Dauguma įmonių ataskaitų rengiamos naudojant dvigubo įrašo principą. Tai pagrįsta koncepcija, kad kiekvienas sandoris yra mainai, todėl bendras įmonės turtas veikia dviem būdais. Pavyzdžiui, kai mažmenininkas parduoda knygą, jo grynųjų pinigų likutis padidėja pirkimo kaina, o bendrų atsargų vertė sumažėja.
Siekiant į tai atsižvelgti, kiekviena operacija sąskaitose nurodoma dviejuose atskiruose stulpeliuose. Vienas operacijos elementas yra nurodytas kaip debetas, o kitas kaip kreditas. Tai taip pat atlieka administracinę funkciją, nes bet kuriuo laikotarpiu debeto ir kredito stulpelių sumos turėtų būti vienodos. Jei jie nesutampa, įprastas paaiškinimas yra toks, kad buvo padaryta sąrašo arba matematinė klaida. Reguliariai tikrinant tokiu būdu galima pastebėti klaidas ir jas rasti lengviau, nei palikus jas iki viso ataskaitinio laikotarpio pabaigos.
Pagrindinis dvigubo įrašo apskaitos trūkumas yra tai, kad ją atlikti kasdien gali būti per daug sudėtinga, ypač kai yra buhalteris specialistas, kuris nėra pasirengęs atlikti tikrosios mažmeninės prekybos pusės. Tai gali būti smulkaus verslo atveju, kai savininkas naudojasi išoriniu buhalteriu, arba dideliam verslui, kai buhalteris dirba centriniame įmonės, turinčios kelias mažmeninės prekybos vietas, biure.
Šios problemos sprendimas yra dokumentų serija, vadinama pagrindinio įrašo knygomis arba originalių įrašų knygomis. Tai dokumentai, kuriais pirmą kartą gali lengvai įrašyti finansinius duomenis, pavyzdžiui, parduotuvės vadovas kiekvienos dienos pabaigoje, dirbdamas nuo iki kvitų. Pavyzdžiui, knygos apie banko operacijas ir pirkimas iš tiekėjų.
Viena iš šių pagrindinių įrašų knygų yra kasos pajamų žurnalas. Tai apima kiekvieną pardavimo sandorį, kuris yra grynųjų pinigų pagrindu. Šiame kontekste grynieji pinigai reiškia mokėjimą nedelsiant, o ne kreditu; ji gali apimti mokėjimą fizinėmis monetomis, debeto ar kredito kortelėmis ir čekiais. Kasos pajamų žurnale bus ne tik išsami informacija apie kiekvieną operaciją, bet ir tokia informacija, kaip klientui suteiktos nuolaidos už standartinę mažmeninę kainą. Tai gali būti svarbu, nes įmonės dažnai vertina savo turimas atsargas pagal numatomą galutinę pardavimo kainą, o atliekant šį vertinimą bus daroma prielaida, kad bus gauta visa mažmeninė kaina.