Hipotekos tvarkymas yra veiksmas, kuriuo užtikrinama, kad visi dokumentai būtų tvarkingi, kad paraiška dėl hipotekos paskolos būtų baigta. Tai apima patikrinimą, ar yra reikiamų duomenų, rinkti trūkstamus duomenis, užtikrinti, kad paraiška atitiktų visus paskolos reikalavimus, patikrinti pateiktą informaciją ir kitaip paruošti bylą uždaryti. Hipotekos paskolos tvarkytojas glaudžiai bendradarbiauja su pardavėju, kuris priima paskolos paraišką, taip pat su būsimais skolininkais. Hipotekos įforminimas gali užtrukti nuo kelių savaičių iki kelių mėnesių, priklausomai nuo paskolos tipo. Hipoteka apdorojama visomis hipotekos paskolos paraiškomis, įskaitant pirkimus ir refinansavimą, tiek gyvenamųjų, tiek komercinių.
Kai pardavėjas priima hipotekos paraišką, ji siunčiama paskolos tvarkytojui. Kai paskolos tvarkytojas pateikia paraišką, pradedamas hipotekos apdorojimas. Reikalingi atskleidimo dokumentai išsiunčiami, kad juos pasirašytų paskolos gavėjas, surenkami mokėjimo dokumentai, peržiūrimi banko išrašai ir kredito ataskaitos, siekiant įsitikinti, kad skolininkas turi galimybę grąžinti paskolą. Daugelis dokumentų galioja tik tam tikrą laikotarpį, todėl būsto paskolos tvarkytojas gali paprašyti atnaujintų jau pateiktų dokumentų versijų.
Kai visi dokumentai bus pateikti, hipotekos procesorius parengs bylą uždaryti. Duomenų tvarkytojas susisieks su pagrindine bendrove ir paprašys preliminaraus atsiskaitymo pareiškimo. Ši informacija leidžia hipotekos tvarkytojui atlikti grynųjų pinigų apskaičiavimą ir pateikti skolininkui skaičių, kiek paskolos gavėjas sumokės arba gaus, kai bus pasirašyti paskolos dokumentai. Kai kuriais atvejais paskolos tvarkytojas taip pat nustatys pasirašymo laiką ir vietą.
Didelės bankų įstaigos paprastai tvarko hipotekos paskolas savo viduje. Maži bankai ir kredito unijos dažnai pasirenka hipotekos sutarties sudarymą, tai reiškia, kad jie išnuomoja šį paskolos proceso etapą subrangovui. Jie moka nustatytą mokestį, pagrįstą paskolos suma ir paskolos rūšimi, o ne visą darbo dieną dirba keliems hipotekos paskolų tvarkytojams. To pranašumas yra tas, kad mažesnis bankas ar kredito unija moka tik už darbą, kurį reikia atlikti; nemokant etatinio atlyginimo, pašalpų ir pridėtinių išlaidų personalo perdirbėjams, galima sutaupyti daug.
Kai kuriais atvejais pardavėjas, paėmęs paskolos paraišką, gali samdyti perdirbėjus, kad jie dirbtų su jo paskolomis. Užuot mokėję įprastą atlyginimą, šiems hipotekos paskolų tvarkytojams paprastai mokama procentinė dalis nuo kiekvienos pasibaigusios paskolos. Šiuo atveju hipotekos paskolos tvarkytojas laikomas subrangovu, dirbančiu su pardavėju, o ne visu etatu. Hipotekos tvarkytojas gali dirbti tik su vienu pardavėju arba jis gali dirbti nedideliam pardavėjų būriui.