Žmogiškųjų išteklių informacinė sistema, dažniau vadinama HRIS sistema, yra duomenų bazė, sukurta taip, kad būtų galima sekti visą su personalu susijusią informaciją. Kadangi HRIS sistemą galima pritaikyti, kad ji atitiktų bet kokį žmogiškųjų išteklių poreikį, sistemą galima pritaikyti bet kuriai įmonei ar pramonės aplinkai. HRIS sistema gali atlikti tokias užduotis kaip identifikuoti ir sekti kontaktus su kandidatais, tvarkyti esminius duomenis apie kiekvieno darbuotojo statusą įmonėje ir apskritai žymiai lengviau prižiūrėti žmogiškųjų išteklių valdymo procesą.
Vienas iš patraukliausių HRIS sistemos aspektų yra lengvas pritaikymas. Sistemą galima padaryti tokią išsamią, kokios to pageidauja darbdavys. Tai pasiekiama identifikuojant ir pridedant prie sistemos konkrečius modulius ir suaktyvinant su kiekvienu moduliu susijusias funkcijas. Pavyzdžiui, jei HRIS sistemai reikia sekti naujų darbuotojų ir esamų darbuotojų mokymo funkcijas, planavimo programinės įrangos modulis leidžia planuoti bendrą mokymo programą ir sekti, kas dalyvavo ir sėkmingai baigė kiekvieną programos skyrių. .
HRIS sistema gali atlikti visų tipų žmogiškųjų išteklių funkcijas. Galimybės prasideda nuo įdarbinimo proceso, todėl lengva sekti kandidatus nuo pirminės paraiškos pateikimo iki darbo pasiūlymo. Kalbant apie darbuotojų ataskaitas, HRIS gali saugoti informaciją apie darbuotojų vertinimus, prašymus perkelti į kitą skyrių arba vidaus paraišką paaukštinimui. Šios ataskaitų teikimo galimybės suteikia galimybę HRIS sistemos vartotojui pasiekti ir peržiūrėti visą konkretaus darbuotojo istoriją nuo paraiškos pateikimo momento iki visų paaukštinimų, įvertinimų ir atlyginimų padidinimo. Sistema netgi gali būti naudojama siekiant nustatyti darbuotojui skiriamus produktyvumo apdovanojimus, taip pat bet kokias premijas, kurias darbuotojas gali mokėti už dalyvavimą nuopelnų programoje.
Pradinės sąrankos metu nebūtina aktyvuoti visų HRIS sistemos modulių. Augant įmonei ir plečiantis žmogiškųjų išteklių funkcijų spektrui, pagal poreikį galima aktyvuoti papildomus modulius. Tai leidžia sistemai augti kartu su įmone ir toliau supaprastinti žmogiškųjų išteklių valdymo procesą net plečiantis verslui.