Įmonės valdymas daugeliu reikšmingų atžvilgių yra daug sudėtingesnis nei anksčiau. Įmonės vadovų laiko ir pastangų poreikiai yra didesni nei bet kada anksčiau, tačiau darbuotojų poreikiai taip pat didesni.
Šiuolaikinės technologijos gali patenkinti šiuos naujus poreikius. Viena iš pagrindinių šios technologinės pagalbos formų yra žmogiškųjų išteklių valdymo sistema arba HRMS. Ši patogi programinė įranga padeda įkyriam darbdaviui pasirūpinti daugybe žmogiškųjų išteklių funkcijų, naudojant tik vieną patogų įrankį. Užuot sekęs darbuotojų lankomumą vienoje duomenų bazės programoje ir darbuotojų veiklos apžvalgas kitoje teksto apdorojimo programoje, darbdavys gali naudoti HRMS, kad sujungtų visus tuos duomenis į vieną patogią darbuotojo profilių sistemą.
Naudodamas HRMS darbdavys gali konfigūruoti darbo užmokesčio ir išmokų sistemas, kurti ir valdyti mokymo sistemas ir netgi sekti veiklos apžvalgas. Programos veikia nuo paprastų laiko ir lankomumo stebėjimo priemonių iki ištisų stebėjimo ir duomenų sistemų rinkinių. Kai kurios iš šių programų yra pritaikomos, todėl darbdaviai gali sekti tokius duomenis kaip darbuotojų asmeninė istorija, įgūdžiai ir darbo vietos pageidavimai. Toks elektroninis duomenų sekimas palengvina darbuotojų poreikių valdymą ir leidžia darbdaviams sutelkti dėmesį į kitus poreikius. Kai kuriais atvejais HRMS naudojimas gali reikšti, kad darbdavys turi samdyti vienu darbuotoju mažiau.
Net jei darbdavys turi žmogiškųjų išteklių direktorių, HRMS gali supaprastinti darbuotojų darbo užmokesčio, išmokų ir duomenų peržiūros procesą. Bent jau HRMS rinkinys gali padėti pašalinti žmogiškųjų išteklių dokumentų poreikį. Ir kuo didesnė įmonė, tuo didesnis darbuotojų skaičius ir reikia daugiau HRMS.
Tam tikros HRMS programos taip pat leidžia darbuotojams valdyti tam tikras savo duomenų profilių dalis. Pavyzdžiui, kai kurie universitetai naudoja HRMS rinkinį, prie kurio darbuotojai gali turėti ribotą prieigą, kad galėtų pakeisti pagrindinę kontaktinę informaciją, pvz., vardą, adresą ir telefono numerį. Kitos sudėtingesnės HRMS programos suteikia darbuotojams kvalifikuotą prieigą prie įmonės darbo vietų sąrašų, tiek peržiūrėti, tiek teikti paraiškas.