Įmonės pirkimo užsakymas (PO) yra dokumentas, kurį korporacija siunčia produktų ar paslaugų pardavėjui. Jame tiksliai nurodyta, kas perkama ir kokia kaina. Kai pardavėjas gauna ir priima pirkimo užsakymą, jis veikia kaip sutartis tarp korporacijos ir pardavėjo. Įmonių pirkimo užsakymai aiškiai parodo, ko tikimasi ir kiek tai kainuos.
Pirkimo užsakymai apima ne tik užsakymų pateikimo būdus. Daugumoje korporacijų pirkimo užsakymas yra pirmasis apskaitos proceso žingsnis. Pirkimo užsakymą paprastai išduoda apskaitos skyrius ir sukuria mokėtinų sąskaitų įrašą. Jis taip pat sukuria neįvykdytų užsakymų stebėjimo įrenginį. Korporacijose, kurios kas mėnesį perka šimtus ar tūkstančius pirkinių, tai tampa nepakeičiamu sekimo mechanizmu.
Pardavėjo požiūriu įmonės pirkimo užsakymas suteikia aiškumo ir apskaitos mechanizmo. Įmonės pirkimo užsakymo gavimas ne tik suteikia pardavėjui rašytinę sutartį su pirkėju, bet ir tampa pirmuoju žingsniu kuriant gautinų sumų seką. Šie pirkimo užsakymai yra svarbūs bandant gauti finansavimą ar verslo paskolas, nes pardavėjas dokumentuoja, kiek pinigų pateks į įmonę ir kada tikimasi juos gauti.
Tipiški įmonės pirkimo užsakymo elementai yra data; PO numeris; abiejų šalių pavadinimas, adresas ir telefono informacija; ir prekių bei paslaugų aprašymas su kainomis ir sumomis. Tiek pirkėjui, tiek pardavėjui PO numeris tampa pagrindiniu visų užsakymų, pateiktų tarp jų, stebėjimo mechanizmu.
Įmonės pirkimo užsakymo variantas yra nuolatinis užsakymas, kuris sukuria užsakymą per tam tikrą laikotarpį. Tai leidžia taikyti nuolaidas produktams ar paslaugoms, kurių nereikia pristatyti iš karto. Tokio tipo PO paprastai yra skirtos produktams arba paslaugoms, kurios pristatomos periodiškai per metus. Pavyzdžiui, gali būti išduotas pirkimo užsakymas dėl popieriaus tiekimo kas mėnesį arba kas ketvirtį oro kondicionavimo įrenginio priežiūros.
Mažesnėms korporacijoms pirkimo užsakymo proceso kūrimas gali atrodyti perdėtas, tačiau tinkamai jį įvykdžius sutaupoma laiko ir pinigų. Tai suteikia pirkėjams ir pardavėjams PO numerį, kuris palengvina užsakymų stebėjimą. Taip pat sukuriamas teisinis dokumentas tarp abiejų šalių, garantuojantis pirkėjui kainą, dėl kurios buvo susitarta, ir suteikiantis pardavėjui dokumentą, suteikiantį jam teisę į skolingas lėšas.