Įmonės sekretorius yra verslo specialistas, kuris vykdo daugybę esminių užduočių vykstančiame korporacijos gyvenime. Nors manoma, kad sekretorius yra labiau saugotojas, kuris veikia kaip kitų įmonės pareigūnų priedas, įmonės sekretoriaus vaidmuo dažnai yra platus ir susijęs su būtinybe atlikti didelius įgaliojimus atliekant įvairias užduotis. Veiksmingas sekretorius gali labai pakeisti bendrą korporacijos gerovę, paskatinti verslą arba sugadinti veiklą iki nesėkmės.
Daugeliu atvejų įmonės sekretoriaus pareigos yra apibrėžtos įmonės įstatuose. Priklausomai nuo įmonės tipo, šios pareigos gali būti labai specifinės arba sekretoriui gali būti suteikti platūs įgaliojimai, kurie gali būti naudojami įvairiose situacijose. Įstatų nuostatos turi atitikti visus vyriausybės įstatus, taikomus faktiniam įmonės steigimui, o tai dažnai turės įtakos sekretoriaus pareigų apimčiai ir tam, kaip šios pareigos turi būti atliekamos, kad būtų laikomasi galiojančių teisės aktų. standartus.
Pagrindinė įmonės sekretoriaus pareiga yra užtikrinti, kad korporacijos valdyba turėtų prieigą prie tikslios informacijos ir gyvybingų išteklių, leidžiančių jai veikti laikantis vyriausybės taisyklių. Tai reiškia, kad sekretorius turi būti susipažinęs su visais teisės klausimais, susijusiais su verslo funkcija. Neįprasta, kad įmonės sekretorius yra advokatas, turintis gerą reputaciją vietinėje valstijos advokatūroje, nors retai reikalaujama, kad jis ar ji būtų advokatas. Tais atvejais, kai sekretorius nėra teisininkas, įmonės struktūroje paprastai yra numatytas tam tikras generalinis patarėjas, su kuriuo sekretorius gali glaudžiai bendradarbiauti ir taip neatsilikti nuo visų taikomų įstatymų ar taisyklių.
Vykdydamas šią pagrindinę atsakomybę, įmonės sekretorius prižiūrės veiklą, pvz., užtikrins, kad nauji direktoriai būtų mokomi apie galiojančius teisės aktus, ir praneš valdybai, kai įvyks bet kokie vyriausybės įstatymų pakeitimai, kurie turi įtakos verslo veiklai. Iškilus darbinei partnerystei ar net galimai susijungimo situacijai, įmonės sekretorius dažnai yra atsakingas už visų sprendimus priimančių asmenų susitikimų organizavimą, įskaitant investicijų bankininkų dalyvavimą diskusijose, jei derybos pasiekė tam tikrą tašką. Tikėtina, kad kasdien sekretorius bendraus su kitais įmonės struktūros pareigūnais, kad įsitikintų, jog jie tvarko savo atsakomybės sritis pagal galiojančius reglamentus.
Neįprasta, kad įmonės sekretorius glaudžiai bendradarbiauja su generaliniu direktoriumi. Sukūrus tvirtą bendravimo tiltą su generaliniu direktoriumi, įmonės sekretorius gali perduoti svarbią informaciją apie įvykius ar tendencijas, galinčias turėti įtakos verslo veiklai, ir inicijuoti strategiją, kaip šias tendencijas ar įvykius panaudoti tokiu būdu, kuris yra geriausius įmonės interesus. Kad tai padarytų, sekretorius turi būti galingas ir kompetentingas komunikatorius, turėti akį į smulkmenas ir gerai išmanyti ne tik įmonės veiklos struktūrą, bet ir korporacijos misiją bei tikslus bei įmonės kultūrą. kuris išsivystė laikui bėgant.