Informacijos valdymo sistema yra plati sistema, apimanti didelius informacijos kiekius visoje organizacijoje. Duomenų elementai įvedami į įvairias sistemas visoje organizacijoje. Informacijos valdymas yra atsakingas už visų šių duomenų elementų sujungimą į darnią sistemą. Priklausomai nuo organizacijos dydžio, ši sistema gali pereiti daugybę platformų ir programinės įrangos programų arba visos gali būti talpinamos tame pačiame kompiuteryje.
Organizacijos kasdien renka didžiulius duomenų kiekius. Norint pasiekti ir naudoti visą šią informaciją, organizacijai reikalinga gerai suplanuota ir valdoma informacinė sistema. Duomenų šaltinis ar formatas nesvarbus. Visi duomenys turi būti įvesti į sistemą, kad organizacija galėtų jais naudotis.
Duomenys turi būti tvarkomi per visą jų gyvavimo ciklą. Popieriniai dokumentai, elektroninių dokumentų failai, garso, vaizdo įrašai ir konkrečios programos duomenys turi būti tinkamai užfiksuoti ir saugomi. Įstatymai ir teisės aktai nustato reikalavimus, kaip organizacija turi saugoti, naudoti ir archyvuoti duomenis. Šie įstatymai ir taisyklės skiriasi priklausomai nuo renkamos informacijos tipo.
Asmenys, turintys patirties įvairiose disciplinose, kartu kuria informacijos valdymo sistemą. Verslo analitikai ir advokatai dirba siekdami apibrėžti verslo ir teisinius reikalavimus tam tikram verslo poreikiui. Tada ši informacija perduodama duomenų bazių specialistams ir informacijos specialistams, siekiant nustatyti, kaip duomenys turi būti saugomi sistemoje. Galiausiai programuotojai ir kiti techniniai ekspertai kuria programinę įrangą, naudojamą šiai informacijai saugoti.
Kiekvienas organizacijos verslo ir duomenų poreikis turi būti patenkintas tam tikra informacijos valdymo sistemos forma. Daugelis šių sistemų yra sukurtos organizacijoje dėl unikalių tokios organizacijos poreikių. Organizacija gali licencijuoti komercines programinės įrangos taikomąsias programas, kad patenkintų daugelį savo duomenų valdymo poreikių; tačiau šios atskiros sistemos turi būti integruotos, kad jos bendrautų viena su kita. Šį integravimo procesą gali užbaigti organizacijos viduje arba išorės konsultantai.
Informacijos valdymo sistemoje yra skirtingi duomenys. Šie duomenys gali būti renkami naudojant klaviatūros duomenų įvedimą, žiniatinklio portalo rinkimą ar net mobiliuosius telefonus. Paprastai šiuose duomenų elementuose yra tam tikros žymos, kurios leidžia organizacijai gauti informaciją visoje sistemoje pagal vieną konkrečią užklausą. Ši galimybė yra labai svarbi sistemos sėkmei. Jei sistema neleidžia atlikti tokio užklausos, tai nėra informacijos valdymo sistema, o veikiau programinės įrangos rinkinys.