Įrašų agentūra yra reklamos įmonė, pagal sutartį įgaliota atstovauti bendrovei perkant žiniasklaidą ir vykdant kitą viešųjų ryšių veiklą. Reklamuotojai dirba per šią agentūrą, derasi su galimomis paskirties vietomis dėl skelbimų talpinimo ir kitos veiklos. Ji taip pat teikia konsultavimo paslaugas savo klientams, kad padėtų jiems sukurti veiksmingas ir tinkamas reklamos kampanijas konkrečiai rinkai. Įmonės gali turėti kelias registravimo agentūras, kurios tvarkytų tarptautinius reklamos poreikius.
Vienas iš svarbių įrašų agentūros vaidmenų yra vienintelis teisiškai įgaliotas subjektas derėtis ir užbaigti reklamos sutartis. Susitinka su kliento įmone aptarti reklamos kampaniją ir kur ji nori platinti reklamą, ieško atitinkamų reklamos vietų. Agentūra derasi dėl kainų ir kitų sutarties detalių bei yra teisinis atstovas pasirašant sutartį. Reklaminė medžiaga ir mokėjimai vyksta per šią agentūrą, kuri juos tinkamai išdėsto.
Ši įmonė taip pat gali teikti konsultavimo paslaugas. Įmonė, norinti įsitvirtinti naujoje rinkoje, gali bendradarbiauti su rekordine agentūra, kad ištirtų reklamos galimybes ir sukurtų veiksmingą kampaniją. Konsultantai gali aptarti kampanijos toną, geriausius naudoti reklaminius skelbimus, tinkamiausią vietą ir kitas temas. Įmonė nori efektyviai ir efektyviai talpinti skelbimus ir pasikliauja agentu, kuris pateiks patikimus patarimus.
Įmonės sudaro sutartį su agentūra, dažniausiai įsipareigojdamos tam tikrą laikotarpį arba reklamos kampaniją. Sutartis gali būti nutraukta ypatingomis aplinkybėmis, pavyzdžiui, kai agentūra nesilaiko sąlygų arba užsiima veikla, kuri gali pakenkti klientui. Daugelis įmonių pasirenka agentūrą ir laikosi jos dešimtmečius, o keičiasi tik atlikdamos radikalų restruktūrizavimą, jei paaiškėja, kad agentūra nebeatitinka poreikių.
Informaciją apie įrašų agentūrą galite rasti su įmone susijusiuose dokumentuose. Reklamos agentūros taip pat gali įtraukti savo klientus potencialių reklamos vietų, norinčių susisiekti su jais ir aptarti skelbimų talpinimo, naudai. Kai kuriais atvejais agentūra gali sukurti atskirą svetainę, kuri reklamuotojams atstovautų konkrečiai įmonei. Svetainės taip pat gali palaikyti tokias vidines struktūras kaip vidinės pašto sistemos, reklaminės medžiagos, kurią atskiros parduotuvės gali atsisiųsti ir naudoti, saugojimas ir pan. Šios funkcijos nėra matomos visuomenei, tačiau gali būti svarbi agentūros siūlomų paslaugų dalis.