Įrašų gyvavimo ciklas apibūdina kiekvieną dokumento etapą nuo sukūrimo iki sunaikinimo. Tai padeda įmonėms ir agentūroms planuoti informacijos saugojimą, apsaugą, paiešką ir sunaikinimą įvairiais etapais. Įrašų gyvavimo ciklo valdymo sistemos paprastai valdo daug informacijos patogiai ir saugiai.
Planavimas paprastai vyksta prieš įdiegiant įrašų gyvavimo ciklo valdymo procesus. Įtraukus procedūras į kasdienę veiklą, įrašai yra kontroliuojami ir saugūs. Šis planavimas paprastai apima surinkimo, organizavimo, priežiūros ir šalinimo būdus per visą įrašų gyvavimo ciklą.
Įrašų apibrėžimas apima nuotraukas, grafiką, žemėlapius, filmus ir garso ir vaizdo juostas. Įrašas prilygsta viskam, ką galima atkurti, paprastai naudojant kitą įrangą. Jis apibrėžia duomenis iš organizacijos viduje arba iš išorės šaltinių, o įrašas gali būti laikomas oficialiu arba neoficialiu. Oficialūs įrašai paprastai žymi informaciją, kurios tarnavimo laikas yra nustatytas.
Oficialūs įrašai apima viešosios įstaigos finansinius dokumentus, taip pat bet kokią kitą informaciją, įstatyme apibrėžtą kaip viešą įrašą. Teisinė informacija, kuri gali būti naudojama teisme, taip pat gali būti priskirta oficialiam įrašui, kurį reikėtų saugoti. Daugelio jurisdikcijų įstatymai įpareigoja oficialių įrašų, pvz., teismo įrašų, saugojimo terminus.
Įrašai kuriami iš el. laiškų, įrašytų telefono skambučių, spausdintų dokumentų ir kitų duomenų, rodančių, kaip vystėsi sprendimai. Viskas, kas gali būti naudinga verslui ar organizacijai ateityje, paprastai išsaugoma pagal įrašų gyvavimo ciklą. Tobulėjant technologijoms, subjektai dažniausiai saugo įrašus elektroniniu būdu, kad nereikėtų popieriaus saugojimo vietų.
Informacijos tvarkymas ir jos panaudojimo veiksnių nustatymas į įrašų gyvavimo ciklo valdymą. Įrašas turi būti suskirstytas į katalogą arba įrašytas į rinkmeną, kad būtų lengviau jį atkurti, kai jo reikia arba paprašoma. Formos, korespondencija ir kopijų kopijos paprastai saugomos naudojant rinkmenų sistemą, kurią lengva suprasti ir naršyti.
Šiems įrašams taip pat reikalingas priežiūros ir apsaugos planas, ypač duomenims, kurie yra vertinga informacija su nuolatiniu įrašų gyvavimo ciklu. Daugelyje regionų istorinę vertę turintys įrašai yra archyvuojami vyriausybės saugyklose. Tokių dokumentų pavyzdžiai yra gimimo ir mirties įrašai bei prezidento dokumentai.
Kai duomenys pasiekia savo gyvavimo ciklo pabaigą, juos sunaikinti leidžiama. Gali būti tikslinga išmesti dokumentų projektus arba medžiagą, naudojamą oficialiems įrašams rengti. Dublikatai taip pat gali būti sunaikinti, kai originalas bus išsaugotas tam tikra forma. Kai kurios įmonės naudoja nepriklausomus paslaugų teikėjus, kad galėtų stebėti įrašo gyvavimo trukmę.